Систематизация документов организации

Систематизация документов организации — эффективный способ упростить работу организации. В чем суть процедуры, как ее провести максимально быстро и правильно?

Систематизация документов организации — один из этапов архивной обработки документации. Он подразумевает упорядочение документов, которые образовались в процессе деятельности организации. Систематизация документов компаний и предприятий проводится не только для наведения полного порядка в документообороте, это требование закона, который предписывает проводить архивную обработку документов всем организациям, как государственным, так и коммерческим. 

При невыполнении данного требования или проведения процедуры архивной обработки документов с нарушениями, организацию ждут штрафные санкции. 

Систематизация документов организации: преимущества процедуры

Выполнив трудоемкую работу по систематизации документов, созданию номенклатуры дел, организация не только выполняет требования действующего законодательства, но и получает ряд преимуществ, упрощающих рабочие процессы. В число данных преимуществ входят:

• Полная готовность документации компании к аудиторским и любым другим проверкам со стороны государственных инстанций;
• Возможность оперативно найти любые документы, необходимые для составления отчётности, восстановления утерянной информации;
• Эффективное предотвращение потери/утраты важных документов. 

Ниже мы подробно рассмотрим основные этапы систематизации документов организации.

Систематизация документов организации: основные этапы

Систематизация документов организации, архивная обработка подразумевают четыре основных этапа работы с бумагами:

• В первую очередь проводится экспертиза ценности документов, позволяющая определить информационную значимость документа, а также сроки его хранения;
• На втором этапе выполняется непосредственно систематизация документов и формирование дел. Чтобы бумаги было находить проще и удобней, осуществляют систематизацию документов внутри дела. Она подразумевает составление описей;
• На третьем этапе дела оформляются согласно всем правилам архивной обработки. 

Схема систематизации документов отображается в номенклатуре дел, которая может быть деловой, типовой или конкретной.

При проведении архивной обработки документов, систематизации важно придерживаться целого ряда правил, иначе в будущем документацию не примут в государственный или муниципальный архив, а кроме того — за ненадлежащую систематизацию документов организацию могут ждать солидные штрафы. Поэтому целесообразно доверить проведение архивных работ с документами профессионалам. Обращайтесь в нашу компанию в Москве — «Архив услуги», мы поможем вам навести идеальный порядок в документах быстро и недорого!