Правильное оформление дел для сдачи в архив
Как правильно провести оформление дел для сдачи в архив? Все этапы процесса оформления коротко разберем в новой статье нашего сайта.
Оформление дел для сдачи в архив всегда проводится со строгим соблюдением ряда правил, установленных на законодательном уровне. С этими правилами должны быть ознакомлены сотрудники организации, которые будут выполнять работы.
Основные этапы оформления дел для сдачи в архив
Оформление дел на архивное хранение проводится в несколько этапов, которые мы подробно рассмотрим ниже.
Проведение экспертизы ценности
Экспертиза ценности документов осуществляется на основании перечней документации и номенклатуры дел. После ее проведения составляется опись документов, подлежащих утилизации, а также выделение бумаг, которые передаются на архивное хранение.
Экспертиза проводится специальной комиссией, члены которой утверждаются руководителем организации.
Процедура оформления дел
Оформление дела в архив может быть полным или частичным. Техника оформления определяется исходя из сроков хранения документов. При постоянном оформлении выполняются нижеперечисленные работы:
- Оценка правильности сортировки и распределения документов в деле;
- Подшивка документов;
- Нумерация всех листов дела, обеспечивающая порядок расположения и сохранность документов в томе;
- Оформление заверительного листа с заверительной записью.
На финишном этапе оформления документов дела составляется подробная опись всех бумаг, включенных в состав конкретного тома. Опись составляется в нескольких экземплярах: для всех структурных подразделений организации, для архива организации, архивного ведомства, в которое будут передаваться документы на хранение.
Документы, срок действия которых истек, выделяются на утилизацию. Для уничтожения документов составляется особый акт, утверждаемый руководителем. В некоторых случаях данный документ требуется согласовывать в государственных инстанциях. После подписания акта, бумаги подлежащие утилизации, могут быть уничтожены. По факту уничтожения составляется еще один акт.
Архивная работа с документами требует не только внимательности, но и знания всех требований закона к оформлению документации, срокам хранения. Поэтому проведение данной работы лучше всего доверять компетентным и опытным специалистам. Обратившись в нашу компанию в Москве, «Архив услуги», вы можете заказать полный комплекс архивных работ с документацией вашей компании. Мы выполним все задачи качественно, оперативно, обеспечим приемку документов в государственные и муниципальные архивы. |