Хранение дел службы кадров в архиве организации

Обеспечение сохранности дел по личному составу; классификация дел по личному составу; учет дел по личному составу; создание справочного аппарата к делам по личному составу; информирование организаций, исполнение запросов организаций и граждан.

Важность обеспечения сохранности дел по личному составу отражена в специальном распоряжении Правительства РФ от 21.03.94 № 358-р: “В целях обеспечения сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по договору (контракту):

1. Рекомендовать учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица”.Хранение дел службы кадров в архиве организации производится в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Основополагающим документом для организации хранения документов по личному составу в архиве являются Основные правила работы ведомственных архивов (М., 1988), в котором приведены все виды работ, проводимые в архиве, и соответствующие формы документов.
“Законченные делопроизводством дела по личному составу хранятся в упорядоченном состоянии в архиве организации”, – указано в Методических рекомендациях Мосгорархива.

Как правило, документы по личному составу хранятся в архиве организации отдельно от других групп управленческой документации, но в соответствии с общими правилами хранения всех управленческих документов организации.

Хранение дел службы кадров в архиве организации включает следующие виды работ:

• обеспечение сохранности дел по личному составу;
   
• учет дел по личному составу;
   
• создание справочного аппарата к делам по личному составу;
   
• использование документов по личному составу.

Для обеспечения сохранности дел по личному составу в архиве проводится следующий комплекс работ:

• создание оптимальных условий хранения дел;
   
• размещение дел в хранилище архива;
   
• соблюдение порядка выдачи дел из архива;
   
• проверка наличия и состояния дел.

Создание оптимальных условий хранения дел предусматривает:

• предоставление для архива помещения, по возможности, изолированного от других служб;
   
• оборудование помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации;
   
• наличие, по возможности, специального оборудования для хранения дел (стеллажи, полки, сейфы, шкафы, коробки и др.);
   
• создание определенного температурно-влажностного и светового режима, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

Размещение дел в хранилище архива производится с учетом создания оптимальных условий для их хранения, ежегодного или периодического движения (прием и передача), оперативного использования.

В соответствии с подп. 5.2.3 Основных правил: “Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу”.

Все поступающие в архив дела размещаются на стеллажах или в шкафах таким образом, чтобы дела каждого структурного подразделения, в том числе службы кадров, хранились отдельно в специально отведенном месте с учетом возможных ежегодных поступлений дел по личному составу.

Документы ликвидированных организаций сдаются в государственный архив (центры хранения документации по личному составу). При наличии правопреемника дела ликвидируемой организации сдаются на хранение ему.Дела по личному составу хранятся в картонных коробках или связках (личные карточки), к которым прикрепляются специальные ярлыки с указанием общих сведений о делах, помещенных в коробку или связку (названия организации, службы кадров, годы и крайние номера дел и др.) В архиве производится топографирование, т. е. стеллажи, полки, шкафы нумеруются для быстрого поиска дел.

Соблюдение порядка выдачи дел из архива. Дела по личному составу из архива выдаются по письменному распоряжению руководителя организации на основании письма или соответствующего запроса компетентных органов.

Выдача дел из архива сопровождается оформлением ряда документов в зависимости от вида выдачи дел.

Так, выдача дел во временное пользование юридическим лицам оформляется актом по специальной форме в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, другой – выдается получателю.

В архиве на место выданного дела помещается карта-заместитель, в которой указываются сведения о самом деле, кому и когда оно выдано и когда возвращено. После возвращения дела карта изымается и хранится в архиве до минования надобности.

При проверке наличия и состояния дел, в том числе по личному составу, устанавливается фактическое наличие дел, числящихся по описям, и выявляются дела, требующие профилактической обработки и реставрации.Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится не реже одного раза в 5 лет и в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение.

Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится не реже одного раза в 10 лет.В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния дел по личному составу при перемещении дел в другое помещение, смене заведующего (ответственного) архивом, реорганизации и ликвидации организации.Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки статей описи по личному составу с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется с помощью их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

При проверке наличия и состояния дел необходимо:

• сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;
   
• подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда организации;
   
• изымать и изолировать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов организации;
   
• изымать не внесенные в опись дела организации.

Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела постоянного хранения помещаются вслед за учтенными делами постоянного хранения, аналогично помещаются неучтенные дела временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. По окончании проверки наличия и состояния дел по каждой описи в конце ее делается запись: “Проверено”, проставляется дата проверки; ставятся подписи проводивших проверку работников с указанием их должностей.

Если при проверке обнаружена недостача дел, организуется их розыск, который рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.

Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись: “Найдено и подложено в фонд”, ставится подпись сделавшего ее работника с указанием должности и даты записи.

На дела, пути розыска которых исчерпаны, а также на неисправимо поврежденные дела заведующим архивом или лицом, ответственным за архив, составляются соответствующие акты, которые рассматриваются экспертной комиссией организации и утверждаются руководителем организации.

При недостаче и неисправимом повреждении дел, подлежащих передаче на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим архивным учреждением.

Под классификацией дел и документов в пределах архива понимается их группировка по фондам и коллекциям.

Архивным (документальным) фондом организации называется фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одной организации.Фонд является основной классификационной и учетной единицей хранения документов архива и дроблению не подлежит. Хронологическими границами фонда организации являются официальные даты образования и ликвидации организации.

Крайними датами документов фонда являются даты наиболее ранних и наиболее поздних документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности организации, если в фонд организации были в свое время переданы не завершенные делопроизводством дела организации-предшественника и т.д.

Дела, производство которых велось последовательно в двух и более организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством. При ликвидации организации с передачей ее функций другой организации законченные делопроизводством дела включаются в состав фонда ликвидированной организации, а незаконченные делопроизводством – в состав фонда организации-преемника.

Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в фонд получившей их организации. Под классификацией документов в пределах фонда понимается их группировка и расположение в фонде.За единицу классификации и учетную единицу управленческой документации в пределах фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку.

Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах фонда называется их систематизацией.

Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков: структурного (в соответствии со структурными подразделениями); хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы); функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного; номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов); корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы); географического; авторского (по названиям организации или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

Документы по личному составу, как правило, выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Учет дел в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом.

Основными учетными документами в архиве являются:

• книга учета поступления и выбытия документов – для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов;
   
• лист фонда – для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;
   
• описи дел – для поединичного и суммарного учета дел.

Кроме того, для учета количества листов в каждом деле постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется лист – заверитель дела, а для учета документов в определенных категориях дел постоянного хранения и в делах по личному составу – внутренние описи документов.

В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, а также наиболее полного использования содержащейся в них информации в архиве создается справочный аппарат к документам архива, который включает в себя справочники по учету и содержанию фонда, создаваемого в делопроизводстве и архиве организации. Состав справочного аппарата архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.Основной частью справочного аппарата являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел и заменяющие их номенклатуры дел, каталоги, картотеки, указатели, исторические справки, тематические и фондовые обзоры. Дополнением к этим архивным справочникам могут служить информационные документы: тематические перечни документов, информационные письма.

Опись дел – отправной документ для разработки других видов справочников, так как их создание (кроме учетно-регистрационных справочников, составляемых в делопроизводстве) начинается с изучения описей дел.При создании всех видов справочного аппарата целесообразно пользоваться описями, которые не будут перерабатываться: законченные описи дел или годовые разделы дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Картотека – архивный справочник, в котором сведения о содержании документов архива отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел и специально разработанной схемой построения картотеки.

Необходимость создания картотек и выбор их видов определяются потребностями организации в информации о составе и содержании документов архива.

Картотеки создаются на документы наиболее часто используемых частей фонда (организационно-распорядительная документация, документы по личному составу и т. д.).

Картотеки могут полностью создаваться в архиве или их основой могут служить учетно-регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве организации и поступающие в архив вместе с документами.В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы и подразделы отделяются друг от друга карточками-разделителями и указываются на ящиках с картотекой.

Картотека по личному составу создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки должны содержать: фамилию, имя, отчество работника; ссылку на номера фонда, описей дел и листов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, в пределах одинаковых фамилий – по именам и отчествам.

Использование документов по личному составу. Основными фондами использования документов архива являются: информирование руководства и структурных подразделений организации, в составе которой функционирует архив, других организаций и исполнение их запросов; исполнение запросов социально-правового характера.

Для использования предоставляются документы архива, кроме тех, которые могут нанести ущерб интересам государства или граждан.

Использование документов проводится только с разрешения руководителя организации.Информирование руководства и структурных подразделений организации, других заинтересованных организаций осуществляется архивом по заданию руководства и запросам организаций путем составления информационных документов: архивной справки, выдачи архивных копий и архивных выписок, а также выдачи дел во временное пользование.

Архивная справка – официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.

Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности; гражданам Российской Федерации – на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий документов оговаривается в тексте справки (“незаверенная копия”).

При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана на основании имеющихся в архиве печатных материалов, если в них содержатся необходимые сведения.

Архивные справки составляются по установленной форме.
К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в справке.

При отсутствии в архиве документов, а также печатных материалов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо на бланке организации для писем. В ответе указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой. При необходимости письмо, содержащее сведения об отсутствии в архиве документов вследствие их гибели или утраты, может быть заверено печатью организации.

В документах АО “Русь” значится, что Петров Иван Семенович принят на работу заведующим копировально-множительной службы 19.10.98 (приказ № 12к от 18.10.98), уволен по ст. 31 КЗоТ РСФСР 30.01.99 (приказ № 34к от 29.01.99).
Основание: Ф. №1 оп. №1 л/с д. 12, л. 120, д. 18, л.95.

Архив на основании хранящихся документов выдает организациям архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.

Архивная копия – дословное воспроизведение машинописным, электрографическим, фото- и другим способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке письма организации с обозначением названий: “Архивная копия”, “Архивная выписка”.

Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления.

Архивные копии (выписки) заверяются подписью заведующего архивом и печатью организации.На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать – на обороте последнего листа документа.

Архив исполняет запросы организации и заявления граждан и выдает справки (архивные копии, архивные выписки) социально-правового характера, необходимые для удовлетворения прав и законных интересов граждан.Гражданам Российской Федерации по их заявлениям выдаются архивные справки: о трудовом стаже и заработной плате, службе в Вооруженных Силах, избрании на выборные должности, членстве в общественных организациях, государственной и общественной деятельности, наградах, нахождении на излечении, образовании, гражданском состоянии, трудовых и имущественных правах и по другим вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

Гражданам Российской Федерации по их заявлениям выдаются архивные справки социально-правового характера как в отношении их самих, так и в отношении лиц, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике. В заявлении должно быть точно указано, для какой цели и для представления в какую организацию требуется архивная справка.

Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения. Запросы, не отвечающие профилю архива, направляются в другие архивы или организации по принадлежности с одновременным уведомлением об этом заявителя.

Архивные справки о взысканиях, привлечении к уголовной ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным организациям.

Если при наведении справок обнаружатся другие сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она также высылается в адрес заинтересованной организации, о чем сообщается заявителю.

Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководителя организации подлинных личных документов о гражданском состоянии и образовании, трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами.

На место изъятого личного документа вкладывается справка или делается соответствующая отметка, а при необходимости – снятая с изъятого документа копия. Запрещается выдавать из архива находящиеся среди документов паспорта, профсоюзные билеты, воинские билеты, орденские книжки, а также снимать с этих документов копии. Сведения о наличии названных документов и их содержании сообщаются только по запросам заинтересованных организаций.

Основными документами для наведения архивных справок о трудовом стаже являются: приказы, распоряжения по личному составу, лицевые счета и ведомости на получение зарплаты. Для наведения архивных справок также могут быть использованы регистрационные и алфавитные картотеки по учету кадров, алфавитные, именные, послужные и трудовые списки, оформленные и заверенные табели и т. д.

Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок. При необходимости имеющиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю.

В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводятся точное название должности, в которой работал заявитель, и срок, в течение которого он работал.

Название должности в тексте справки при первом упоминании должно приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение сокращений. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.

Биографические данные включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки словами “так в документе”. Оговариваются также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие одного из них.

Для наведения справок о размере заработной платы используются лицевые счета рабочих и служащих, а при их отсутствии – ведомости на выдачу зарплаты. Размер заработной платы указывается в соответствии с масштабами цен, действующих в тот период, за который выдается справка.

Архивные справки о заработной плате рабочих и служащих для назначения государственной пенсии составляются по установленной органами социального обеспечения форме.

Основными документами для наведения архивных справок об образовании служат протоколы заседаний педагогических советов, государственных экзаменационных комиссий или выписки из них, находящиеся в личных делах учащихся, книги регистрации выданных аттестатов, экзаменационные листы.При отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, в каком классе или на каком курсе он учился.

Основными документами для наведения справок об имущественных правах являются нотариальные реестры, дела о выдаче свидетельств на право наследования, первые (основные) экземпляры нотариально удостоверенных договоров, договоры на право застройки при индивидуальном строительстве, решения народных судов по имущественным претензиям и т. п.

В случаях, когда сведения, включаемые в архивную справку, не умещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется печатью организации.

Архивные справки и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки по предъявлении паспорта или удостоверения личности под расписку (на копии архивной справки). Доверенные лица при получении ими подлинного документа предъявляют в архив также доверенность, заверенную нотариусом или организацией.

Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для получения архивной справки или подлинного личного документа, то справка или документ направляется в адрес заявителя по почте. Архивные справки посылаются заявителям заказными, а подлинные личные документы – ценными письмами.

Учет выданных архивных справок, копий и выписок из документов ведется в специальном журнале регистрации архивных справок, копий и выписок из документов.Ликвидируемые учреждения, организации, предприятия и иные организационные структуры, независимо от форм собственности, передают на хранение правопреемнику или, при его отсутствии, вышестоящей по подчиненности организации документы по личному составу в порядке, предусмотренном требованиями к работе архива.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21.03.94 № 358-р “Об обеспечении сохранности документов по личному составу”

Источник: Kadrovik.ru