Подготовка документов к сдаче в архив.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

 - документы по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 65 лет;
 - проектной документации по строительству — 20 лет;
 - конструкторской, технологической документации — 20 лет;
 - патенты на изобретение — 20 лет:
 - научной документации — 15 лет;
 - кино- и фотодокументов — 5 лет;
 - видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения, а также по личному составу передаются в государственный архив на хранение. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, необходимо заключение договора с Федеральной архивной службой. Если организация не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения оставшихся документов определятся председателем ликвидационной комиссии.

В любой организации в течение года накапливается определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела состоящие из документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу. Такие дела сдаются в архив через год после их окончания в делопроизводстве. Только после того как дела полностью оформлены их ссдают в архив на хранение.

Оформление дел:

 - проверка правильности группировки документов в дела;
 - переплет (подшивка);
 - нумерация листов в деле;
 - составление листа-заверителя;
 - составление в определенных случаях внутренней описи документов дела;
 - уточнение наименования организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела;
 - составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

 - не проводить систематизацию документов в деле;
 - не нумеровать листы дела;
 - не составлять заверительные надписи;
 - не переплетать (не брошюровать).

Проверка правильности архивной обработки документов проводится для того, чтобы еще раз убедиться в соответствии документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту и т.д.

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все скрепки и т.п. За последним документом в деле вкладывается лист заверителя. В начале дела, при необходимости, вкладываются листы для внутренней описи. По архивны правилам дело не должно превышать 250 листов. Если документов в деле оказалось больше, то данные дела необходимо разделить на тома.

Документы должны быть переплетены в твердую картонную обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. В отдельных случаях делают фальцовку документов перед переплетом.

Дела длительного срока хранения обязательно надо прошивать дело насквозь, включая как верхнюю часть обложки, так и нижнюю. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка (шарнир), и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело необходимо хранить 75 лет, то данная подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке необходимо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан и не заходил за подшитую часть документов. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в папке-скоросшивателе.

Все листы в делах нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей не допускается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. При создании нескольких томов одного дела каждый том нумеруется отдельно.

Итоги нумерации записываются в листе заверителя расположенным в конце пошитого дела. В листе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов в деле и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные или пропущенные номера.

Лист заверителя подписывается лицом составившим его, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа нельзя.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы: в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.

В архивном законадательстве есть определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов».

Внутренняя опись подшивается перед документами в начале дела и содержит сведения о каждом из них. В конце внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлен лист заверителя и внутренняя опись документов дела, проводится оформление обложки дел.

Оформление обложки дел выполняется в соответствии с требованиями архивного законодательства «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

 - наименование организации и его подчиненность;
 - наименование структурного подразделения;
 - индекс дела;
 - заголовок дела;
 - срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются:

 - номер тома, если дело имеет несколько томов;
 - крайние даты дела;
 - количество листов в деле;
 - номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Очень важно при оформлении обложки соблюдать требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела пишется на обложке в начале года из номенклатуры дел. После анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой ситуации следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но если есть наличие копий документов, то обязательно оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного срока хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для учета и систематизации. Опись служит основным учетным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

Дела располагаются в описи по значимости. Например: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

 - порядковый номер дела или тома по описи;
 - индекс дела или тома;
 - заголовок дела или тома;
 - даты дела или тома;
 - число листов в деле или томе;
 - сроки хранения;
 - примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации и присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что дела систематизируют по годам. И дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

И так получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

В таких организациях как правило ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- №2, на дела по личному составу — №3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. Где указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные или пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения организация ежегодно должна составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

Во время подготовки дел к передаче в архив организации, сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.