Оформляем документы в архив
Разграничение документооборота на документацию, требующую постоянного хранения, временного хранения, либо уничтожения, проводится в строгом соответствии с правилами работы архивов организаций и особыми распоряжениями Росархива. Вне зависимости от того, направляете ли вы документацию на хранение в собственный архив предприятия, муниципальный архив или государственный архив РФ, оформление необходимо производить с соблюдением всех действующих требований.
Первым этапом подготовки документов к передаче в архив является экспертиза ценности документации, целью которой является выявление документации, подлежащей уничтожению, и документации, подлежащей хранению, а также определение сроков хранения той или иной документации. После экспертизы проводится оформление дел и подготовка описей по архивируемым документам.
Для проведения оценочной экспертизы документации в организации выбирается экспертная комиссия, которая и проводит экспертный отбор документации на передачу в архив.
После выбора документации, подлежащей хранению, ее следует оформить согласно действующим правилам архивации. Существуют архивные компании, предлагающие услуги по оформлению документов в архив.
Документы для хранения объединяются в дела, общее количество листов в одном деле не может быть более 250. Дела, предназначенные для постоянного хранения, необходимо подшивать в твердый переплет. Нумерация листов осуществляется простым карандашом, номера страниц проставляют в правом верхнем углу. В конце каждого дела, отдельным листом должна быть приложена заверительная надпись (количество листов в деле, заверенное подписью составителя).
На обложке дела, предназначенного для постоянного хранения, необходимо указать официальное название организации, номер данного дела в соответствии с номенклатурой организации, наименование дела, количество подшитых листов, срок, до которого необходимо хранить данное дело, либо указать, что оно подлежит постоянному хранению, номер архива, в который передается дело, номер описи и самого дела в данном архиве.
Обложка должна заполняться разборчиво с помощью светостойких чернил. |