Офис:
+7 (495) 902-58-43
+7 (495) 506-07-25
Мобильный:
+7 (926) 453-45-25
E-mail:
info@arhivuslugi.ru
arhivuslugi@mail.ru


+7 (495) 506-07-25
Главная Бухгалтеру Отделу кадров Контакты Партнеры  

Архивная обработка документов

Переплетные работы

Уничтожение документов

Сдача документов в архив при ликвидации

Оказание архивных услуг медицинским учреждениям

Разработка и оформление номенклатуры дел

Предоставление услуг временного персонала

Цены на архивные работы и услуги


Новости

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.



Архивная обработка технической проектной документации

Под архивной обработкой документов подразумевают целый комплекс мероприятий, призванных упорядочить и систематизировать документацию, образовавшуюся за время деятельности предприятия.



Архивная обработка документации: что она собой представляет?

Архивная обработка документации является процедурой, которая состоит из целого комплекса мероприятий, способствующих систематизации и упорядочению документов, формирующихся в результате работы конкретного предприятия.



Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

На сегодняшний день услуга такая предоставляется в двух вариантах. Так, это может производиться со списанием или же это будет просто при помощи утилизации. Перед тем, как приступить непосредственно к самому процессу, нужно еще и обработать документы и рассортировать, откладывая отдельно документы с истекшим сроком хранения.


Все новости

Курс ЦБ РФ $ 74,62
€ 85,59


Федеральное архивное агенство России
Российский государственный архив научно - технической документации

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

1. ОЦЕНКА КАЧЕСТВА ДИСКОВ

1.1. Аппаратное и программное обеспечение для оценки качества дисков

1.2. Определение тестируемых параметров и система оценивания качества

Литература к главе 1

2. РЕЗУЛЬТАТЫ ТЕСТИРОВАНИЯ ДИСКОВ И ИХ АНАЛИЗ

2.1. Результаты тестирования дисков РГАЛИ и их анализ

2.2. Результаты тестирования дисков РГАНТД и их анализ

2.3. Результаты тестирования дисков РГАСПИ и их анализ

3. ПРАВИЛА ОБРАЩЕНИЯ С ДИСКАМИ И УСЛОВИЯ ИХ ХРАНЕНИЯ

3.1. Правила обращения с дисками

3.2. Условия хранения дисков

Литература к главе 3

РЕКОМЕНДАЦИИ

ВВЕДЕНИЕ

Важной задачей, стоящей перед архивами, является предоставление пользователям доступа к требуемой архивной информации и ее сохранение. Развитие компьютерных технологий, таких как преобразование различных видов информации (документы на бумаге, фото-, фоно-, видео-, кинодокументы) в цифровую форму, запись больших объемов цифровой информации на носители, предоставило возможность решения этой задачи на современном научно-техническом уровне.

Создание цифровых копий документов на оптических дисках и предоставление их пользователям в читальных залах, оснащенных соответствующей компьютерной техникой, обеспечивает простой и удобный доступ к требуемой информации.

Кроме того, создание копий документов на носителях, обеспечивающих долгосрочное хранение информации, правильное использование и хранение, своевременное тестирование и, если это необходимо, перезапись на новый носитель позволяют решать задачу сохранности документов, представленных в цифровой форме.

В работе представлены рекомендации по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках. Данные рекомендации основаны на анализе результатов тестирования, практическом опыте и материалах, представленных в литературе. Авторы ограничиваются рассмотрением наиболее широко используемых на практике носителей таких, как CD-R и DVD-R/+R.

1. ОЦЕНКА КАЧЕСТВА ДИСКОВ

1.1. Аппаратное и программное обеспечение для оценки качества дисков

При чтении информации с диска возникает большое количество ошибок, наиболее частыми причинами которых являются:

 - пыль и отпечатки пальцев на подложке;
 - геометрические отклонения информационного слоя на диске относительно базовой плоскости диска;
 - несовершенство геометрической формы (коробление, отсутствие осевой симметрии, эксцентричным расположением центрального отверстия);
 - локальные дефекты (газовые пузырьки, царапины);
 - нарушение формы пятна лазера при считывании, приводящее к потере слежения за дорожкой и расфокусировке;
 - старение носителя (появление мелких локальных дефектов в виде микроотверстий и тонких трещин, уменьшение отражательной способности).

Важнейшим достоинством современного представления информации в цифровой форме является возможность за счет введения избыточности с перемежением обнаруживать и исправлять эти ошибки в процессе чтения диска.

Понятно, что время хранения информации зависит от количества ошибок, обнаруженных после записи, и свойств диска. Процесс старения, а также нарушение правил использования и хранения, приводят к увеличению ошибок и в какой-то момент декодер не справляется с исправлением ошибок и выдается ошибка чтения.

Тестирование информации, записанной на диски, заключалось в измерении ряда определенных ниже параметров с помощью анализатора CLOVER DVX DVD ANALYZER, встроенного в компьютер. По результатам измерений по правилу, описанному ниже, все диски делятся на пять классов.

Сведения о системе:

 - Операционная система: Microsoft Windows XP Professional (5.1, сборка 2600).
 - Изготовитель компьютера: Dell Inc.
 - Модель компьютера: Optiplex 755
 - BIOS: Phoenix ROM BIOS PLUS Version 1.10 A 10
 - Процессор: Intel(R) Core(TM) 2 Duo CPU E 7200 @ 2.5 GHz (2 CPUs)
 - Память: 2048 MB RAM
 - Винчестер: WDCWD 2500 AAJS – 75B4AO 232 GB
 - Анализатор: CLOVER DVX DVD ANALYZER
 - Специальное программное обеспечение для анализатора CLOVER DVX DVD: DVX Software Version 3.04.

1.2. Определение тестируемых параметров и система оценивания качества

CD-диски

При записи информации на диск используется код Рида-Соломона с перемежением, позволяющий обнаруживать и исправлять ошибки на двух уровнях кодирования: С1 и С2.

E11 – количество кадров (блоков) данных с одной ошибкой в секунду на уровне декодирования С1;

E12 – количество кадров данных с двумя ошибками в секунду на уровне декодирования С1;

E13 – количество кадров данных с тремя и более ошибками в секунду на уровне декодирования С1;

E21 – количество кадров данных с одной ошибкой в секунду на уровне декодирования С2;

E22 – количество кадров данных с двумя ошибками в секунду на уровне декодирования С2;

E23 – количество кадров данных с тремя и более ошибками в секунду на уровне декодирования С2;

BLER – количество кадров данных с ошибками в секунду на уровне декодирования С1 (BLER = E11 + E21 + E31);

AVE ( ) – среднее значение на интервале одна секунда;

PK ( ) – максимальное значение на диске;

AVE ( ) (10 сек) – среднее значение на интервале десять секунд;

TOT ( ) – суммарное количество на диске.

Система оценивания CD дисков

Оценка А = (диски отличного качества)

0 ≤ AVE BLER ≤ 5.0
0 ≤ PK BLER ≤ 100
0 ≤ PK E 12 ≤ 400
E22 = 0
E32 = 0

Оценка B = (диски хорошего качества)

5 < AVE BLER ≤ 50
E22 = 0
E32 = 0

Оценка C = (диски удовлетворительного качества)

50 < AVE BLER ≤ 100
E22 ≠ 0
E32 = 0

Оценка D = (диски плохого качества)

AVE BLER(10s) ≤ 220
E32 ≠ 0 (for CD-DA)

Оценка F = (диски очень плохого качества)

AVE BLER(10s) > 220
TOT E32 > 1000 (for CD-DA) TOT E32 ≠ 0 (for data)

DVD-диски

PIB – число байт с ошибками, обнаруженными во всех строках одного блока ECC (error correction code). В одном ECC блоке 16 секторов или 32768 пользовательских байтов;

PI8 – число байт с ошибками, обнаруженными во всех строках восьми блоков ECC;

PIF – число строк, которые не были откорректированы проверкой на внутреннюю четность в одном ЕСС блоке;

POB – число байт с ошибками, обнаруженными во всех столбцах одного ЕСС блока;

PO8 – число столбцов в восьми ЕСС блоках, которые имели ошибки, обнаруженные проверкой на внешнюю четность;

POF – число столбцов в одном ЕСС блоке, которые не были исправлены проверкой на внешнюю четность;

UNCR – суммарное число не откорректированных ЕСС блоков для всего диска.

Система оценивания DVD дисков

Оценка А = (диски отличного качества)

0 ≤ AVE PIB ≤ 50
0 ≤ PK PIB ≤ 250
0 ≤ AVE PO8 ≤ 5
0 ≤ PK PI8 ≤ 140
0 ≤ PK PIF ≤ 9
POF = 0
UNCR = 0

Оценка B = (диски хорошего качества)

0 ≤ PK PI8 ≤ 140
5 ≤ AVE PO8 ≤ 20
9 < PK PIF ≤ 14
POF = 0
UNCR = 0

Оценка C = (диски удовлетворительного качества)

0 ≤ PK PO8 ≤ 1100
14 < PK PIF ≤ 30
140 ≤ PK PI8 ≤ 280
POF = 0
UNCR = 0

Оценка D = (диски плохого качества)

1100 < PK PO8
PK PI8 ≤ 280
30 < PK PIF

Оценка F = (диски очень плохого качества)

280 < PK PI8

Литература к главе 1

DVX DVD/CD Analyzer. Operating Manual. Version 3.03. Clover Systems. 2009 .

2. РЕЗУЛЬТАТЫ ТЕСТИРОВАНИЯ ДИСКОВ И ИХ АНАЛИЗ

2.1. Результаты тестирования дисков РГАЛИ и их анализ

Представленные для тестирования диски РГАЛИ хранятся друг на друге в коробках. Осмотр дисков показал, что более 20% дисков имеют на своей поверхности отпечатки пальцев и царапины. Рекомендуется соблюдать правила обращения с дисками и хранить каждый диск, надетым на фиксирующее кольцо в отдельном контейнере (jewel case) (раздел 3.1.).

Таблица 2.1 Результаты тестирования дисков РГАЛИ

Тип диска
Код производителя
Год записи
Всего дисков, N
Оценка
A
A/N
B
B/N
C
C/N
D
D/N
F
F/N
CD-R
Moser Baer India
2006
55
7
0.13
2
0.04
44
0.80
2
0.04
CD-R
Digital Storage
2006
15
3
0.2
10
0.67
2
0.13
CD-R
TDK G01/saku
2006
15
1
1.00
CD-R
CMC Magnetics
2006
15
1
1.00

Анализ результатов тестирования дисков, представленных в Приложении 1 и Таблице 2.1., показал, что из 70 дисков CD-R c идентификационными кодами производителей: Moser Baer India и Digital Storage,

 - 4 диска имеют оценку F (очень плохо);

 - 54 диска имеют оценку C (удовлетворительно);

 - 5 дисков имеют оценку B (хорошо);

 - 7 дисков имеют оценку A (отлично).

Информацию с дисков, получивших оценку F, необходимо срочно перезаписать на новый носитель. Результаты тестирования свидетельствуют о том, что эти диски не отвечают требованиям надежного долгосрочного хранения. Рекомендуется использовать диски «Archive Gold CD-R» и «Archive Gold DVD-R», с торговой маркой MAM-A и идентификационным кодом производителя Mitsui. Диски под торговой маркой MAM-A можно купить по системе электронных платежей через Интернет на сайте http://store.mam-a-store.com/standard---archive-gold.html.

Не рекомендуется для долгосрочного хранения документов использовать диски CD-RW, DVD-RW/+RW, так как они предназначены для оперативного хранения (2-3 года).

2.2. Результаты тестирования дисков РГАНТД и их анализ

Анализ результатов тестирования дисков, представленных в Приложении 2 и Таблице 2.2., показал:

 - диски с номерами 12, 23 37 получили оценку F из-за выбора режима записи multi-session;

 - диск с номером 107 получил оценку F из-за сильной царапины;

 - диски с номерами 144 и 159 получили оценку F из-за записи с превышением объема.

Из данных, представленных в Таблице 2.2., следует, что из 368 дисков CD-R с идентификационным кодом производителя Mitsui

 - 0 дисков имеют оценки F и D;

 - 58 дисков имеет оценку C (удовлетворительно);

 - 0 дисков имеют оценку B (хорошо);

 - 310 дисков имеют оценку A (отлично);

из 26 дисков DVD-R (Scratch Proof TDK) с идентификационным кодом производителя TTG01

 - 11 дисков имеют оценку F (очень плохо);

 - 0 дисков имеют оценку D (плохо);

 - 8 дисков имеют оценку C (удовлетворительно);

 - 5 дисков имеют оценку B (хорошо);

 - 2 диска имеют оценку A (отлично).

Таблица 2.2 Результаты тестирования дисков РГАНТД

Тип диска
Код производителя
Год записи
Всего дисков, N
Оценка
A
A/N
B
B/N
C
C/N
D
D/N
F
F/N
MAM ArchivalGold CD-R
Mitsui
1999
5
5
1.00
MAM ArchivalGold CD-R
Mitsui
2000
25
23
0.92
2
0.08
MAM ArchivalGold CD-R
Mitsui
2001
30
26
0.87
3
0.1
1
0.03
MAM ArchivalGold CD-R
Mitsui
2002
43
39
0.91
3
0.07
1
0.02
MAM ArchivalGold CD-R
Mitsui
2003
31
28
0.90
3
0.10
MAM ArchivalGold CD-R
Mitsui
2004
31
28
0.90
1
0.03
2
0.06
MAM ArchivalGold CD-R
Mitsui
2005
92
83
0.90
9
0.1
MAM ArchivalGold CD-R
Mitsui
2006
47
37
0.79
10
0.21
MAM ArchivalGold CD-R
Mitsui
2007
26
13
0.50
13
0.5
MAM ArchivalGold CD-R
Mitsui
2008
26
15
0.58
11
0.42
MAM ArchivalGold CD-R
Mitsui
2009
17
12
0.71
5
0.29
MAM ArchivalGold CD-R
Mitsui
2010
1
1
1.00
Scratch Proof TDK DVD-R
TTG01
2005
5
2
0.40
2
0.40
1
0.20
Scratch Proof TDK DVD-R
TTG01
2006
8
1
0.13
7
0.88
Scratch Proof TDK DVD-R
TTG01
2007
4
1
0.25
3
0.75
Scratch Proof TDK DVD-R
TTG01
2008
8
3
0.38
5
0.63
Scratch Proof TDK DVD-R
TTG01
2010
1
1
1.00

 Результаты тестирования свидетельствуют о том, что диски

 - CD-R с идентификационным кодом производителя Mitsui отвечают требованиям надежного долгосрочного хранения;

 - а диски DVD-R (Scratch Proof TDK) с идентификационным кодом производителя TTG01 не отвечают требованиям надежного долгосрочного хранения.

Рекомендуется использовать диски «Archive Gold DVD-R», с торговой маркой MAM-A и идентификационным кодом производителя Mitsui. Диски под торговой маркой MAM-A можно купить по системе электронных платежей через Интернет на сайте http://store.mam-a-store.com/standard---archive-gold.html.

2.3. Результаты тестирования дисков РГАСПИ и их анализ

Представленные для тестирования диски РГАСПИ хранятся в мягких полиэтиленовых конвертах, находящихся в специальных упаковках. Осмотр дисков показал, что более 65% имеют на своей поверхности отпечатки пальцев и царапины. Рекомендуется соблюдать правила обращения с дисками и хранить каждый диск,надетым на фиксирующее кольцо в отдельном контейнере (jewel case) (раздел 3.1.).

Таблица 2.3 Результаты тестирования дисков РГАСПИ

Тип диска
Код производителя
Год записи
Всего дисков, N
Оценка
A
A/N
B
B/N
C
C/N
D
D/N
F
F/N
CD-R Ag TDK
TDK Corporation
1998
1
1
1.00
CD-R Au TDK
TDK Corporation
1998
30
5
1.17
25
0.83
CD Au Mirex Professional Recordable
Multi Media Masters
2002
21
14
0.67
7
0.33

Анализ результатов тестирования дисков, представленных в Приложении 3 и Таблице 2.3, показал, что из 51 диска CD-R с идентификационными кодами производителей TDK Corporation (30) и Multi Media Masters (21)

 - 32 диска имеют оценку С (удовлетворительно);

 - 14 дисков имеют оценку В (хорошо);

 - 5 дисков имеют оценку А (отлично).

Большой процент дисков, имеющих оценку С, связан по всей видимости с наличием отпечатков пальцев и царапин.

Результаты тестирования свидетельствуют о том, что эти диски отвечают требованиям долгосрочного хранения информации.

Для обеспечения надежного хранения информации необходимо продолжить работу по тестированию имеющихся в РГАСПИ дисков.

3. ПРАВИЛА ОБРАЩЕНИЯ С ДИСКАМИ И УСЛОВИЯ ИХ ХРАНЕНИЯ

3.1. Правила обращения с дисками

1. При вынимании диска из коробки придерживайте его указательным и большим пальцами левой руки за внешнее ребро диска, а указательным пальцем правой руки нажимайте на фиксирующее кольцо в упаковке.

2. Бережно обращайтесь с диском:

 - не изгибайте;

 - не царапайте;

 - не используйте ручку, карандаш или маркер для отметок на диске;

 - не оставляйте отпечатки пальцев на рабочей поверхности диска;

 - не приклеивайте ярлыки на диск.

3. Возвращайте диск в коробку сразу после использования.

4. Если вы уронили коробку с диском, то необходимо открыть ее и тщательно осмотреть. Очень часто при этом ломается фиксирующее кольцо вкладыша и острые осколки могут поцарапать диск. В этом случае замените коробку на новую.

5. Избегайте попадания пыли, влаги и грязи на диск.

6. Прибегайте к чистке диска только в случае, если грязь или пыль видна. Вытирайте диски от пыли, отпечатков пальцев, пятен и жидкости чистой тканью из хлопка движениями по радиусу от центра к краю. Если сухая чистка не помогла, то используйте CD/DVD – очищающее средство или изопропиловый спирт, нанесенный на тряпку.

7. Оберегайте диск от нагрева, воздействия прямого солнечного света и других источников оптического и ультрафиолетового излучения.

3.2. Условия хранения дисков

Индивидуальное хранение. Каждый диск хранится в отдельном контейнере «jewel case», надетый на фиксирующее кольцо в центре. Контейнер препятствует механическим повреждениям, а также попаданию влаги, пыли и грязи на диск. Вкладыш контейнера сделан так, что рабочая поверхность не касается стенок и диск зафиксирован внутри упаковки, наряду с этим непрозрачный вкладыш защищает рабочую поверхность от света. Контейнер хранится в вертикальном положении.

Температурно-влажностный режим. Температурно-влажностный режим хранения дисков находится в широком диапазоне [1] см. таблицу 3.1.

Режим хранения документов на дисках, включая санитарно-гигиенический и световой режимы, достаточно подробно изложен в ГОСТе 7 СИБИД «Консервация документов на компакт-дисках», разработанный в 2004 году специалистами РНБ, РГБ и НБ РГГУ. Для удобства читателей приведем изложенные там условия хранения:

 - в хранилище обеспечивают свободную циркуляцию воздуха, исключающую образование застойных зон;

 - в помещении для хранения документов на дисках поддерживают температуру воздуха от 4°С до 20°С при относительной влажности воздуха от 20% до 65%;

 - в помещении для хранения документов на дисках не допускают резких изменений значений температуры и относительной влажности воздуха не более 5ºС/(24 час) и 10%/(24 час) соответственно;

 - документы на дисках хранят и используют на расстоянии не менее 0,5 м от источников тепла и влаги.

Таблица 3.1. Температурно-влажностный режим хранения дисков

Источник
Носитель
Температура
Максимальный температурный градиент
Относительная влажность (RH)
Максимальный градиент влажности (RH)
ISO TC 171/SC
Январь 2002
CD-R
CD-ROM
5°C до 20°С
4°С/час
30% - 50%
10%/час
IT9.25 и ISO 18925
Февраль 2002
CD DVD
-10°C до 23°C
 
20%-50%
 
Национальные архивы Австралии
Апрель 1999
CD
18°C до 20°С
 
45%-50%
10%/час
Национальная библиотека Канады
1996
CD
15°С до 20°С
2° C/(24 часа)
25%-45%
5%/(24 часа)
ГОСТ 7.02-2006
СИБИД. Консервация документов на компакт-дисках.
2005
CD
4°C до 20°C
5°С /(24 часа)
20%-65%
5% /(24 часа)

Санитарно-гигиенический режим. Концентрация вредных примесей в воздухе помещений для хранения документов на дисках должна не превышать значений, приведенных в таблице 3.2.

Таблица 3.2. Предельно допустимые концентрации вредных примесей в воздухе

Наименование примеси
Единица измерения
Максимальная разовая концентрация
Диоксид серы
мг/м³
0,050
Диоксид азота
мг/м³
0,050
Диоксид углерода
%
0,200
Хлор
мг/м³
0,030
Озон
мг/м³
0,030
Амиловый спирт
мг/м³
0,010
Формальдегид
мг/м³
0,003
Пыль
мг/м³
0,030
Сажа
мг/м³
0,060

Качество воздуха в помещении для хранения документов на дисках проверяют один раз в год и в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

Очистку стеллажей и контейнеров с документами на дисках от грязи выполняют не реже одного раза в год, используя пылесос или мягкую влажную ткань.

Световой режим. Документы на дисках хранят при освещении рассеянным светом.

Не допускают освещения рабочей поверхности дисков прямыми солнечными лучами.

Литература к главе 3

Byers F.R. Information Technology: Care and Handling of CDs and DVDs-A Guide for Librarians and Archivists. NIST Special Publication 500-252. 2003.

Николаев Н.Н. Оптические носители данных. 2005. С. 1-13. (http://www.uran.donetsk/ua/~masters/2005/fvti/nikolaev/cd.html)

Асмаков С. Сколько проживет CD-R? Компьютер Пресс. №3. 2005

Проект ГОСТ 7 СИБИД «Консервация документов на компакт-дисках», 2004 г.

Тихонова И.Г., Добрусина С.А., Ганичева С.А., Великанова Т.Д. Особенности хранения оптических компакт-дисков в условиях архивов и библиотек, 2003 г.

Добрусина С.А., Ганичева С.А., Тихонова И.Г. О сохранности информации на оптических компакт-дисках, Научно-техническая информация, сер. 2. Информационные процессы и системы, 2003 г., №5, с.29-32.

РЕКОМЕНДАЦИИ

Соблюдайте правила обращения с дисками и условия их хранения, представленные в разделе 3.

Используйте предназначенные для долгосрочного хранения диски. Например, «Archive Gold CD-R» и «Archive Gold DVD-R», с торговой маркой MAM-A и идентификационным кодом производителя Mitsui. Диски под торговой маркой MAM-A можно купить по системе электронных платежей через Интернет на сайте http://store.mam-a-store.com/standard---archive-gold.html.
Во избежание утраты информации, вызванной порчей диска в процессе использования, старения и других причин, сделайте две копии. Одна служит для использования, а вторая является резервной, хранится в архивохранилище и выдается только для восстановления информации и тестирования.

При записи дисков используйте режим Disk at Once (запись диска за один раз).

Не используйте для долгосрочного хранения документов диски CD-RW DVD-RW/+RW, так как они предназначены для оперативного хранения (2-3 года).

Для тестирования качества дисков используйте специальное оборудование, предназначенное для этого.

Источник: Архивы России



  Архивная обработка документов. г. Москва, улица Новочерёмушкинская, д. 9 м. "Академическая" ©2010-2019 www.arhivuslugi.ru
Яндекс.Метрика