Составление личного дела сотрудника

Работа любого предприятия невозможна без сотрудников. Как правило, для упрощения учета движения персонала некоторые работодатели в процессе хозяйственной деятельности используют так называемые личные дела. Вообще понятие «личное дело» означает некий архив, содержащий все персональные данные о работающем сотруднике.

Инструкция:

1. Как правило, при приеме на работу сотрудник пишет заявление на трудоустройство. Вы, соглашаясь принять его на должность, оформляете приказ (распоряжение) о принятии. Далее снимаете копии со всех документов, например, с паспорта, со свидетельства о браке и т.д.

2. В этот момент составьте и личное дело. Учтите, что на каждого сотрудника необходимо составлять отдельные папки. Снимите копии со всех приказов, например, с приказа о приеме на работу. Также вам понадобятся копии с трудовой книжки, документа об образовании, то есть все копии, имеющихся у вас в наличии документов на сотрудника.

3. После того как все копии сняты, подшейте их. Учтите, что данное дело будет по ходу работы увеличиваться. То есть, если в отношении этого сотрудника будут издаваться приказы, например, приказ на повышении, приказ о назначении ответственным лицом, приказ на предоставление отпуска и т.д., то вам нужно будет снимать копии с них и подшивать к личному делу в хронологическом порядке. Это относится ко всем кадровым документам в отношении сотрудника.

4. Чтобы вы могли легко ознакомиться с содержимым дела, составьте внутреннюю опись. Она также заполняется в хронологическом порядке. Все документы в описи должны иметь порядковый номер, дату составления, заголовок, количество листов, и, возможно, какое-либо примечание.

5. Личные дела сотрудников должны находиться у ответственного лица, назначенного приказом руководителя. Исправления допускаются лишь рукой этого ответственного, также просматривать информацию можно лишь в присутствии данного человека.

6. При увольнении сотрудника, его личное дело закройте, то есть подведите итог, пронумеруйте листы, напишите общее количество страниц, все прошейте и сдайте в архив организации, при этом оформив сдаточную опись.