Офис:
+7 (495) 902-58-43
+7 (495) 506-07-25
Мобильный:
+7 (926) 453-45-25
E-mail:
info@arhivuslugi.ru
arhivuslugi@mail.ru


+7 (495) 506-07-25
Главная Бухгалтеру Отделу кадров Контакты Партнеры  

Архивная обработка документов

Переплетные работы

Уничтожение документов

Сдача документов в архив при ликвидации

Оказание архивных услуг медицинским учреждениям

Разработка и оформление номенклатуры дел

Предоставление услуг временного персонала

Цены на архивные работы и услуги


Новости

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.



Архивная обработка технической проектной документации

Под архивной обработкой документов подразумевают целый комплекс мероприятий, призванных упорядочить и систематизировать документацию, образовавшуюся за время деятельности предприятия.



Архивная обработка документации: что она собой представляет?

Архивная обработка документации является процедурой, которая состоит из целого комплекса мероприятий, способствующих систематизации и упорядочению документов, формирующихся в результате работы конкретного предприятия.



Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

На сегодняшний день услуга такая предоставляется в двух вариантах. Так, это может производиться со списанием или же это будет просто при помощи утилизации. Перед тем, как приступить непосредственно к самому процессу, нужно еще и обработать документы и рассортировать, откладывая отдельно документы с истекшим сроком хранения.


Все новости

Курс ЦБ РФ $ 74,62
€ 85,59


Справочник По Делопроизводству
Михаил Юрьевич Рогожин

  • Раздел 1 Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 об организации делопроизводства на предприятии (в организации, учреждении)
    • Глава 1 Управление документами как неотъемлемая составляющая делопроизводства
    • Глава 2 Требования к системе управления документами
      • 2.1. Надежность
      • 2.2. Целостность
      • 2.3. Соответствие (управляемость)
      • 2.4. Комплексность
      • 2.5. Системность
    • Глава 3 Основные вопросы проектирования и внедрения системы управления документами
      • 3.1. Регламентация проектирования и внедрения системы управления документами
      • 3.2. Документирование операций
      • 3.3. Выбор оптимальных типов носителей информации и способов их защиты
      • 3.4. Организация распределенного управления системой
      • 3.5. Организация обработки документированной информации
    • Глава 4 Методика разработки корпоративной системы управления документами
    • Глава 5 Организация управления документами
      • 5.1. Экспертиза документов, подлежащих включению в систему
      • 5.2. Определение сроков хранения документов
      • 5.3. Включение документов в систему
      • 5.4. Регистрация документов в системе
      • 5.5. Классификация документов
      • 5.6. Обработка документов
      • 5.7. Организация доступа к документам
      • 5.8. Организация контроля за функционированием системы
      • 5.9. Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение
      • 5.10. Документирование процессов управления документами
  • Раздел 2 Организация службы документационного обеспечения управления предприятия
    • Глава 1 Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав
    • Глава 2 локальные нормативные акты, регламентирующие функционирование службы ДОУ
      • 2.1. Штатное расписание предприятия
      • 2.2. Положение о службе ДОУ
      • 2.3. Положение о подразделении (самостоятельном участке работы) в составе службы ДОУ
      • 2.4. Инструкция по документационному обеспечению управления
      • 2.5. Локальные нормативные акты по отдельным составляющим деятельности службы ДОУ
      • 2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ
      • 2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ
      • 2.8. Должностные инструкции работников службы ДОУ
    • Глава 3 Организация труда работников службы ДОУ
      • 3.1. Требования к помещениям службы ДОУ
        • 3.1.1. Требования к площади и объему помещений
        • 3.1.2. Требования к микроклимату, содержанию аэроионов и вредных химических веществ в воздухе помещений
        • 3.1.3. Требования к отоплению, вентиляции и воздушной среде помещений
        • 3.1.4. Требования к уровням шума и вибрации в помещениях
        • 3.1.5. Требования к освещению помещений
        • 3.1.6. Требования к уровням электромагнитных полей, напряженности электростатического поля, а также ограничению вредного воздействия ультрафиолетового и лазерного излучения в помещениях
      • 3.2. Требования к организации рабочих мест работников службы ДОУ
        • 3.2.1. Общие требования к организации рабочих мест
        • 3.2.2. Особенности организации рабочих мест, оборудованных ПК или копировально-множительной техникой
      • 3.3. Требования к пожарной безопасности помещений службы ДОУ
  • Раздел 3 Технология управления документами: от регистрации до передачи в архив
    • Глава 1 Организация разработки проекта номенклатуры дел
    • Глава 2 Организация разработки проектов табеля форм документов и альбома форм документов

  • Сноски
Михаил Юрьевич Рогожин
Справочник По Делопроизводству

Раздел 1 Национальный Стандарт Р ИСО 15489-1-2007 Об Организации Делопроизводства На Предприятии (В Организации, Учреждении)
Глава 1 Управление Документами Как Неотъемлемая Составляющая Делопроизводства
    Основные принципы организации делопроизводства сформулированы в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007. Уточним, что данный стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1-2001, поскольку был подготовлен разработчиком (ВНИИ-ДАД) на основе его перевода. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст и действует с 1 июля 2007 г. Подчеркнем, что данный стандарт предназначен для регулирования процессов управления документами как государственных, так и коммерческих предприятий (организаций, учреждений), предназначаемыми и для внутреннего, и для внешнего пользования. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 предназначен для руководителей (менеджеров), специалистов в области управления документами, информацией и технологиями, а также для работников, допущенных к обращению с документами (документированной информацией). Отметим также, что действие данного стандарта не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях.
 
    Рис. 1.1.
    * В том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности. О формировании корпоративной регулирующей среды (разработке локальных нормативных актов по делопроизводству) см. далее.
    ** В целях защиты интересов и прав предприятия (организации, учреждения) или отдельных его работников.
 
    Как известно, цель делопроизводства состоит в своевременном, полном и качественном удовлетворении потребностей предприятия в документированной информации (см. рис. 1.1). В свою очередь, Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 квалифицирует управление документами как важную составляющую делопроизводства. Следовательно, при организации делопроизводства приоритетной задачей руководителя предприятия (организации, учреждения) либо уполномоченного им подразделения (должностного лица) является создание системы (подсистемы) управления документами.
    Общее содержание мероприятий по управлению документами (согласно Национальному стандарту) представлено на рис. 1.2.
 
    Рис. 1.2.
Глава 2 Требования К Системе Управления Документами
    Рассмотрим далее основные требования, предъявляемые к системе управления документами. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 относит к числу таких требований (характеристик) следующие:
    а) надежность;
    б) целостность;
    в) соответствие (управляемость);
    г) комплексность;
    д) системность.
2.1. Надежность
    Система управления документами должна быть надежной. Под надежностью в данном случае подразумевается соответствие системы следующим показателям:
    1. Способность системы длительно (в идеале – постоянно, непрерывно) и правильно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами.
    2. Охват (в рамках системы) всех документов, относящихся к осуществляемой предприятием деловой деятельности (либо ее определенной составляющей – например, деятельности по управлению персоналом и соответствующими документами).
    3. Организация документов, обеспечивающая наиболее полное отражение процессов деловой деятельности.
    4. Защита документов от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения.
    5. Функционирование системы в качестве основного источника информации о действиях (решениях), зафиксированных в соответствующих документах.
    6. Обеспечение доступа ко всем относящимся к определенному вопросу (направлению деятельности) документам и связанным с ними метаданным.
2.2. Целостность
    Одним из важнейших требований, предъявляемых к системе управления документами, является ее целостность. При этом под целостностью системы понимается следующее:
    1. Способность системы предотвратить несанкционированный доступа к содержащимся в ней документам.
    2. Наличие мониторинга доступа к документам (верификации пользователей).
    3. Контроль за изменением (в том числе изменением режима доступа), перемещением и уничтожением документов.
2.3. Соответствие (Управляемость)
    В качестве самостоятельного требования к системе управления документами выделено соответствие или управляемость, т. е. способность системы к реагированию в соответствии с выполненными управляющими воздействиями. Отметим, что работники, допущенные к обращению с документами (имеющие доступ в систему), должны ясно понимать, как это требование влияет на действия, которые они выполняют.
2.4. Комплексность
    Под комплексностью в данном случае понимается включение в систему документов, являющихся результатом или отражающих все без исключения виды деловой деятельности предприятия (соответствующего структурного подразделения). Кроме того, соответствующим образом должно быть организовано и взаимодействие с системой.
2.5. Системность
    Документы должны создаваться и сохраняться системно. Системность управления документами, как особо подчеркнуто в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007, достигается путем проектирования и применения как документной системы, так и других систем деловой деятельности. Обращение (обработка) документов в рамках системы должно осуществляться в строгом соответствии с действующими на предприятии (в организации, учреждении) правилами.
    Основные вопросы проектирования и внедрения системы управления документами рассматриваются далее.
Глава 3 Основные Вопросы Проектирования И Внедрения Системы Управления Документами
3.1. Регламентация Проектирования И Внедрения Системы Управления Документами
    Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует выполнять проектирование и внедрение систем управления документами на основе соответствующей стратегии. На практике, однако, такая работа (в условиях конкретного предприятия) организуется в соответствии с локальным нормативным актом (регламентом, наставлением, руководством, инструкцией) (см. рис. 1.3).
    Стратегия проектирования и внедрения систем управления документами может включать следующие вопросы:
    а) проектирование документных систем;
    б) документирование процессов функционирования документных систем;
    в) подготовка сотрудников, работающих с документами;
    г) конвертацию документов в новые документные системы, форматы;
    д) установление стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения;
    е) определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов (при соблюдении соответствия регулирующей среде).
    Стратегия должна быть документально оформлена (в том числе в качестве составляющей Стратегического плана по управлению информацией, который, в свою очередь, должен входить в состав плановой документации предприятия).
    Рис. 1.3.
 
    Система управления документами проектируется таким образом, чтобы обеспечить не только ее формальное соответствие вышеперечисленным требованиям, но и надлежащее решение задач, так или иначе связанных с удовлетворением текущих и перспективных потребностей предприятия в документированной информации. При этом полноценное функционирование системы становится возможным после ее внедрения в постоянную эксплуатацию.
    В процессе проектирования системы управления документами наибольшее внимание уделяется следующим вопросам:
    1. Документирование операций.
    2. Выбор оптимальных типов носителей информации и способов их защиты.
    3. Организация распределенного управления системой.
    4. Организация обработки документированной информации (конвертация, миграция, поиск документов, иные приемы их обработки).
3.2. Документирование Операций
    Система управления документами должна полно и точно отражать все операции, произведенные с конкретным документом – например, в метаданных документа, контрольных протоколах системных процессов и др. Отметим, что Национальный стандарт Р ИСО 15-489-1-2007 предписывает сохранять сведения об операциях с документами в течение всего срока их хранения в системе.
3.3. Выбор Оптимальных Типов Носителей Информации И Способов Их Защиты
    Для эффективного функционирования системы управления документами большое значение имеет выбор оптимальных типов носителей информации и способов их защиты. Выбор типа носителя информации зависит преимущественно от предполагаемых сроков хранения документов.
    Выбор способов защиты информации, как правило, выполняется на основе двух показателей: стоимость реализации комплекса защитных мероприятий и время, необходимое для восстановления поврежденной информации. В свою очередь, выбор типа носителя и способов его защиты позволяет в окончательном виде «выстроить» технологию обработки документов, уточнить содержание составляющих ее этапов и процедур.
3.4. Организация Распределенного Управления Системой
    Под распределенным управлением в данном случае понимается возможность размещения документированной информации в одном или нескольких пунктах хранения (в общем случае – банках данных) (например, в головном офисе и филиалах предприятия) с наделением полномочиями по управлению системой специально уполномоченного органа (работника). Распределенное управление должно обеспечивать контроль за действиями пользователей системы по обработке (в частности, перемещению, изменению) документов, а также фиксацию этих действий в соответствии с установленными правилами.
3.5. Организация Обработки Документированной Информации
    К основным процедурам обработки документированной информации Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 относит:
    а) конвертацию;
    б) миграцию;
    в) доступ;
    г) поиск;
    д) использование;
    е) хранение;
    ж) уничтожение.
    В результате выполнения процедур «а» – «е» документы должны сохранять свою пригодность к использованию по назначению в течение всего периода их хранения (нахождения в системе).
    Система управления документами должна обеспечивать своевременный и эффективный доступ пользователей к информации, необходимой для осуществления ими своих полномочий и деловой деятельности предприятия в целом (включая подготовку отчетности о ней), быстрый и безошибочный поиск соответствующей информации, а также ее надлежащее использование. В течение всего периода хранения должна быть обеспечена надежная защита документов от несанкционированного доступа, повреждения и утраты.
    По истечении установленных сроков хранения документов система должна выполнять их автоматический отбор (изъятие) (например, посредством размещения во временном информационном массиве). Решение о дальнейшем хранении этих документов или их уничтожении принимается уполномоченным органом (должностным лицом) в соответствии с установленными правилами.
Глава 4 Методика Разработки Корпоративной Системы Управления Документами
    В рамках очередной главы рассмотрим примерную методику разработки корпоративной системы управления документами. Основные этапы разработки, предусмотренные методикой в составе Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, представлены на рис. 1.4.
 
    Рис. 1.4.
 
    Предварительное обследование потребностей предприятия в документированной информации включает:
    а) сбор информации на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования;
    б) изучение и целей и задач предприятия, ее структуры, правовой, регулирующей, деловой и политической среды, критических факторов и критических недостатков, связанных с управлением документами.
    Анализ деловой деятельности предприятия, обеспечиваемой документированной информацией, предусматривает:
    а) сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования, касающейся идентификации и документирования каждой функции, вида деловой деятельности и операции;
    б) установление их иерархии;
    в) моделирование процессов и составляющих их операций.
    Определение требований к документам, подлежащим включению в
    систему, предполагает следующее:
    а) сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования о каждой функции, виде деловой деятельности и операции, реализуемых при помощи документов;
    б) определение того, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами;
    в) четкое формулирование и документальное оформление требований к документам;
    г) выбор структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.
    Оценка существующих (аналогичных) систем управления документами представляет собой идентификацию и анализ существующих информационных систем аналогичного назначения в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам.
    Определение стратегий соблюдения требований к документам, подлежащим включению в систему, включает:
    а) стратегию соблюдения требований к документам, установление политики, стандартов, процедур и практических действий;
    б) проектирование новых систем и внедрение систем таким образом, чтобы соблюдались установленные требования к документам.
    Проектирование системы управления документами предусматривает:
    а) стратегию, процессы и практику, описываемые в настоящем стандарте;
    б) обеспечение того, чтобы система поддерживала процессы деловой деятельности, а не мешала им;
    в) оценку и, в случае необходимости, перепроектирование (оптимизацию) процессов деловой деятельности, применяемых в деловой деятельности систем, а также действующих коммуникационных систем для включения в них управления документами.
    Внедрение системы управления документами должно проводиться системно с использованием проектного планирования и методологий, подходящих для данной ситуации, а также с целью интеграции работы ее подсистем с процессами деловой деятельности и связанными с ней иными системами (подсистемами).
    Обследование (мониторинг) состояния системы управления документами после внедрения представляет собой:
    а) неотъемлемый и непрерывный процесс сбора информации о работе системы;
    б) проверку и оценку работы системы;
    в) инициирование и последующий мониторинг корректирующих действий;
    г) установление режима регулярной оценки состояния системы (с последующим проведением в необходимых случаях мероприятий, направленных на оптимизацию ее состояния).
    Основные вопросы организации управления документами, включенными в систему, рассматриваются в следующем параграфе пособия.
Глава 5 Организация Управления Документами
    Организация управления документами, подлежащими включению в систему, предусматривает выполнение следующих мероприятий (управляющих действий):
    1. Экспертиза документов, подлежащих включению в систему.
    2. Определение сроков хранения документов.
    3. Включение документов в систему.
    4. Регистрация документов в системе.
    5. Классификация документов.
    6. Обработка документов.
    7. Организация доступа к документам.
    8. Организация контроля за функционированием системы.
    9. Отбор и передача документов с истекшими сроками хранения (либо более не представляющих практической ценности) на последующее хранение или уничтожение.
    10. Документирование процессов управления документами.
    Рассмотрим содержание этих мероприятий (управляющих воздействий) подробнее.
5.1. Экспертиза Документов, Подлежащих Включению В Систему
    Проведение экспертизы документов, подлежащих включению в систему, предполагает, как следует из положений Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, определение состава документов, подлежащих включению в систему на основе:
    анализа регулирующей среды и требований деловой деятельности и отчетности предприятия:
    анализа рисков, связанных с возникновением необходимости в использовании документов, не включенных в систему.
    При проведении предварительного анализа принимаются во внимание следующие обстоятельства:
    1. Документы создаются предприятием и поступают к нему извне на различных носителях и с использованием постоянно меняющихся технологий.
    2. Документальная информация является динамичной, т. е. она может быть создана множеством исполнителей, существовать в нескольких версиях и находиться на различных стадиях формирования в течение различных периодов времени.
    3. Информацию, зафиксированную на материальном носителе, следует включать в документную систему в качестве документов и связывать с метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст, в случае, если она побуждает предприятие к выполнению определенных действий, служит для подготовки отчетности либо документальной фиксации управляющих действий, решений или процесса (процессов) принятия решения.
5.2. Определение Сроков Хранения Документов
    Определение сроков хранения документов, включаемых в систему, основывается на оценках:
    регулирующей среды (соответствующей нормативной базы);
    требований деловой деятельности и подотчетности;
    риска утраты (повреждения, искажения) документированной информации.
    Отметим, что в настоящее время сроки хранения документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, определяются в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле», а иных документов, образующихся в деятельности предприятий, организаций, учреждений, – соответствующими Перечнями документов. При определении сроков хранения документов непосредственно на предприятии должны учитываться права и интересы всех заинтересованных лиц. Основные задачи, решаемые в интересах надлежащей организации хранения документов, представлены на рис. 1.5.
5.3. Включение Документов В Систему
    Включение документов в систему осуществляется для: установления взаимосвязей между документом, его создателем и контекстом создания документа;
    размещения документа и его взаимосвязей в системе; установления связей каждого отдельно взятого документа с другими документами.
    Включение документа в систему может осуществляться путем присвоения документу подробных метаданных, включенных в документ (присоединенных к нему или связанных с ним).
    Такие метаданные особенно необходимы для контроля статуса, структуры и целостности документа в любое определенное время, а также для показа его связей с другими документами. Основные методы, обеспечивающие включение документа в систему представлены на рис. 1.6.
5.4. Регистрация Документов В Системе
    Регистрация документов в системе производится с целью обеспечения доказательства того, что документ был создан или включен в документную систему, а также для упрощения и повышения надежности последующего поиска документа. Регистрация, как правило, включает: краткое описание документа (запись метаданных о документе); присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной документной системы.
 
    Рис. 1.5.
    * В том числе в случаях, когда документные системы, в которых они хранятся, прекратили существование или подверглись существенным изменениям.
 
    Рис. 1.6.
    * В том числе времени доступа к документу и произведенных с ним операций: модификация, перемещение, удаление и т. п.
 
    Регистрация документов в системе производится (централизованно или децентрализовано, см. далее) с соблюдением следующих основных правил:
    документ регистрируется при включении в систему;
    до завершения регистрации не допускаются какие-либо действия, влияющие на документ.
5.5. Классификация Документов
    Классификация документов, включенных в систему, может производиться по нескольким ключевым признакам, в том числе:
    1. По принадлежности документа к определенной составляющей деловой деятельности:
    для обеспечения связей между отдельными документами, которые накапливаются для обеспечения непрерывного документирования деятельности;
    для обеспечения согласованного присвоения имен документам в течение длительного времени;
    для оказания помощи при поиске всех документов, относящихся к определенной функции или виду деловой деятельности;
    для определения подходящей для различных групп документов защиты конфиденциальности, а также разграничения доступа;
    для разграничения прав пользователей на доступ или проведение действий с определенными группами документов;
    для распределения ответственности по управлению определенными группами документов;
    для распределения документов по отдельным процедурам в рамках деловой деятельности;
    для определения соответствующих сроков хранения и действий по отбору документов на хранение или уничтожение.
    2. На основе классификаторов, отражающих деятельность предприятия, в котором они созданы, и обычно базирующихся на анализе деловой деятельности этого предприятия. Классификаторы могут также использоваться для поддержки различных процессов управления документами.
    3. На основе контрольных словарей, дополняющих применяемые предприятием классификаторы. Функциональное назначение контрольных словарей состоит в разъяснении специфических терминов и правил их использования в деловой деятельности (в процессе ее документирования).
    4. На основе индексирования, позволяющего охватывать объединенные в системе документы, формально относящиеся к различным видам (функциональным группам).
    5. На основе нумерации и кодирования, при помощи которых упрощается процедура установления местоположения каждого документа в рамках системы (конкретного информационного массива).
5.6. Обработка Документов
    Обработку документов можно условно разделить на хранение и иные процедуры (действия), выполнение которых разрешено в отношении каждого конкретного документа (в зависимости от присвоенного ему статуса). В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 документы следует хранить на носителях, обеспечивающих их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени.
    Хранение документов осуществляется с учетом их особых физических и химических свойств. Условия и технологии хранения документов должны обеспечивать защиту документов от несанкционированного доступа, утраты (в том числе вследствие хищения, стихийного бедствия, техногенной катастрофы и пр.) или повреждения.
5.7. Организация Доступа К Документам
    Организация доступа к документам предполагает, с одной стороны, возможность обработки документов всеми разрешенными для этого приемами и средствами, а с другой – разграничение доступа пользователей, т. е. предоставление им права на обработку конкретных видов документов с использованием конкретных приемов и средств обработки.
    Доступ к документам, содержащим информацию, относящуюся к охраняемой законом тайне, ограничивается в порядке, предусмотренном законодательством.
5.8. Организация Контроля За Функционированием Системы
    Организация контроля за функционированием системы обеспечивает решение следующих основных задач:
    1. Контроль за доступом к документам (см. также рис. 1.7).
 
    Рис. 1.7.
    * Подразделения, ответственные за определенные функции деловой деятельности предприятия, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.
 
    2. Идентификации действий, выполненных или, напротив, не выполненных с документами (в том числе в результате миграции документов из одной системы в другую, объединения систем и т. п.).
    3. Поиск документа (в случаях, когда штатные поисковые средства системы не позволяют отыскать документ).
    4. Предотвращение утраты документов (в том числе в результате их несанкционированного перемещения, изменения или уничтожения).
    5. Мониторинг использования системы в целях ее сохранения и защиты информации, а также сохранения контрольных записей о произведенных с документами операциях (в том числе о включении в систему или регистрации, классификации, индексировании, хранении, доступе и использовании, миграции и передаче документов).
5.9. Отбор И Передача Документов На Последующее Хранение Или Уничтожение
    Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение выполняются в соответствии с законодательством (см. ранее) и с соблюдением правил, действующих на предприятии. Передача документа на уничтожение не допускается, если у уполномоченного должностного лица нет уверенности в том, что этот документ более не потребуется в работе. Решение о продлении срока хранения документа (либо о его уничтожении) вступает в силу после утверждения руководителем предприятия (см. далее). Последующее хранение документа может быть организовано как непосредственно на предприятии, так и за его пределами (в общем случае – в архивном учреждении).
    Уничтожение документов производится только после вступления в силу (утверждения) соответствующего решения в организации (учреждении), имеющей (ем) соответствующее оборудование для переработки (измельчения, сжигания и т. п.). При уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами, закрепленными в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007:
    уничтожение всегда должно быть санкционированным;
    уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
    вместе с оригиналами документов уничтожаются и их копии.
5.10. Документирование Процессов Управления Документами
    Важным компонентом комплекса мероприятий по управлению документами является документирование соответствующих процессов (действий). Отметим, что документация, описывающая процессы управления документами и соответствующие системы, должна отвечать действующим на предприятии правовым, организационным и техническим требованиям.
    Соответствующие стандарты и политика предприятия в области управления документами должны быть документально зафиксированы. Все решения, касающиеся организации управления документами (в том числе о включении документов в систему, об установлении сроков их хранения и т. д.) должны основываться на соответствующих нормативных актах (в том числе локальных нормативных актах, регулирующих управление документами применительно к условиям предприятия, см. выше), четко документироваться и сохраняться. Документы, содержащие решения о включении документов в систему, о сохранении документов и т. д., должны быть своевременно и в надлежащим виде представлены на утверждение руководителю предприятия.
    Полномочия работников предприятия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение (уничтожение) и др., должны быть также закреплены в соответствующих локальных нормативных актах (см. далее).
    Для регламентации отдельных процессов (действий) по управлению документами целесообразно разрабатывать и внедрять дополнительные локальные нормативные акты (например, регламенты). В подобных актах должно содержаться подробное описание деловой деятельности (предписываемых к выполнению действий) и сопровождающих документов.
* * *
    Как неоднократно подчеркивалось ранее, полномочия по обеспечению потребностей предприятия в документированной информации (включая управление документами), как правило, возлагаются на специальный орган (участок работы) либо должностное лицо (работника с соответствующей подготовкой). На практике эта роль отводится службе (отделу, группе) делопроизводства (документационного обеспечения управления), рассмотрению организации которой отводится следующий раздел пособия.
Раздел 2 Организация Службы Документационного Обеспечения Управления Предприятия
Глава 1 Служба Документационного Обеспечения Управления (ДОУ) Предприятия, Ее Назначение, Задачи, Структура И Состав
    В соответствии с положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ГСДОУ) документационное обеспечение управления на предприятиях должно осуществляться специально уполномоченным подразделением – службой документационного обеспечения управления (далее – службой ДОУ). Такая служба (отдел, группа и т. п.) функционирует на предприятии с численностью персонала свыше 250 работников в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.
    Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия. Основные задачи службы (отдела, группы) ДОУ представлены на схеме 1.
 
    Схема 1
 
 
    Поскольку на предприятиях, наряду с традиционными (бумажными) документами, все более широко используются электронные документы, служба ДОУ – совместно с информационными подразделениями – участвует и в решении иных задач, так или иначе связанных с организацией, внедрением и совершенствованием так называемого электронного документооборота. К числу таких задач следует отнести следующие:
    1. Подготовка технического задания на разработку информационных систем, обеспечивающих электронный документооборот.
    2. Обоснование выбора состава и характеристик программно-технических средств обработки электронных документов.
    3. Разработка, внедрение и поддержание режима доступа к электронным документам предприятия.
    4. Формирование, актуализация, резервное копирование и ревизия банка электронных документов предприятия.
    Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется в соответствии с:
    положением о службе ДОУ;
    положениями о структурных подразделениях;
    инструкцией по ДОУ;
    инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;
    инструкцией по организации рабочих мест персонала службы; нормами времени на выполнение работ по ДОУ; документами планирования и отчетности; должностными инструкциями персонала службы.
    В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы – в частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ (см. далее). Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:
    Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений – предписывается возлагать на управления делами в составе:
    секретариат (в свою очередь, включает приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро);
    инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения) (в свою очередь, включает канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную);
    отдел писем (жалоб) (отдел по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);
    отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов; центральный архив (архив).
    Примерная организационная структура управления делами министерства (ведомства, иной аналогичной организации, учреждения) представлена на схеме 2.
    Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведениях и других аналогичных организаций – предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) в составе: группа (отдел) учета и регистрации; группа (отдел) контроля;
    группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);
    группа (отдел) рассмотрения писем (жалоб) (рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации));
    секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.
    Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия (организации) представлена на схеме 3.
    Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др. – предписывается возлагать на службу ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации). Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации) представлена на схеме 4.
 
    Схема 2
 
 
    Схема 3
 
 
    Схема 4
 
 
    Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций – предписывается возлагать на общие отделы в составе:
    секретариат;
    канцелярия (группа делопроизводства);
    группа контроля;
    протокольная группа;
    группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);
    группа рассмотрения писем (жалоб);
    машинописное бюро;
    копировально-множительное бюро;
    архив.
    Примерная организационная структура общего отдела органа местного управления (власти) (аппарата (правления) общественной организации представлена на схеме 5.
    Определение численного состава службы ДОУ – по структурным подразделениям и в целом – рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации (учитывающих объем документооборота, основные виды управленческих документов, периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т. п.) на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий).
 
    Схема 5
 
 
    Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ. Кроме того, при определении численности работников подразделений архивного хранения в составе службы (отдела) ДОУ (архива предприятия) целесообразно использовать методику расчета штатной численности государственных архивов. Пример расчета представлен в табл. 2.1.
    Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у работников соответствующей квалификации.
 
    Таблица 2.1
 
 
    Примечание:
    1. СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 × Ку (Учетный коэффициент со значением 1,1) = 13 916 чел. – часов.
    2. Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляемых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв), составит: СЗВп: Фпв = 13 916: 2006 = 7 ед.
 
    Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы ДОУ. Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью свыше 250 работников представлен в табл. 2.2.
 
    Таблица 2.2
 
Глава 2 Локальные Нормативные Акты, Регламентирующие Функционирование Службы ДОУ
2.1. Штатное Расписание Предприятия
    Штатное расписание – локальный нормативный акт, устанавливающий структуру и квалификационно-численный состав работников предприятия по структурным подразделениям (участкам работы, включая службу ДОУ) и в целом на предстоящий календарный год. Унифицированная форма документа утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
    В документе указываются: наименование предприятия, его код по ОКПО, дата введения в действие штатного расписания, дата и номер документа, дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное расписание, численность штата (в единицах) и размер фонда заработной платы (в рублях), наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности) работника, количество штатных единиц и размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии). В необходимых случаях состав реквизитов документа, предусмотренный унифицированной формой, может быть уточнен. Порядок оформления документа определен Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Проект штатного расписания (см. рис. 2.1) утверждается приказом руководителя предприятия. Об изменении действующего штатного расписания руководителем предприятия издается соответствующее распоряжение (см. в связи с этим рис. 2.2).
2.2. Положение О Службе ДОУ
    Положение о службе ДОУ – это локальный нормативный акт, регламентирующий его организационно-правовой статус в системе управления предприятия, порядок его повседневного функционирования, а также подчиненность данного подразделения и порядок его взаимодействия с другими подразделениями и должностными лицами предприятия.
 
    Рис. 2.1.
    Открытое акционерное общество «Фасет»
    РАСПОРЯЖЕНИЕ
    «22» марта 2010 г. № 135
    г. Екатеринбург
 
    О внесении изменений в штатное расписание предприятия
 
    В целях совершенствования организационной структуры, оптимизации численного состава предприятия
 
    РАСПОРЯЖАЮСЬ О СЛЕДУЮЩЕМ:
    1. Создать с 01.07.2010 на предприятии службу документационного обеспечения управления – службу ДОУ. Установить предельную численность состава службы на 2010 год – 22 должностных единицы, в том числе:
    1.1. Административная группа – 2 чел.
    1.2. Отдел делопроизводства – 10 чел.
    1.3. Отдел хранения документов – 5 чел.
    1.4. Отдел технического исполнения документов – 10 чел.
    1.5. Отдел обеспечения – 5 чел.
    2. Начальнику отдела кадров к 01.04.2010 во взаимодействии с председателем аттестационной комиссии предприятия представить предложения по укомплектованию службы ДОУ, а также кандидатуры на должности начальника службы и его заместителя.
    До 01.06.2010 во взаимодействии с заместителем генерального директора по управлению и главным бухгалтером обеспечить внесение необходимых изменений в действующее штатное расписание предприятия, утвержденное приказом от 00.00.0000 № 000.
    3. Ввести в действие с 01.07.2010 уточненное расписание предприятия (приложение 1 к настоящему распоряжению).
    4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя генерального директора предприятия.
    Приложение: по тексту, всего – на 1 л.
 
    Генеральный директор личная подпись А.А. Агеев
    Начальник юридического отдела личная подпись Б.В. Горина
    Начальник отдела кадров личная подпись Д.Е. Жур
    Рис. 2.2.
 
    Оформление документа производится на общем бланке предприятия. Реквизитами документа являются:
    1. Наименование вида документа.
    2. Дата документа.
    3. Регистрационный номер документа.
    4. Место составления или издания документа.
    5. Гриф утверждения.
    6. Заголовок к тексту.
    7. Текст.
    8. Подпись.
    9. Визы согласования.
    10. Отметка о наличии приложения.
    Проект положения о подразделении подписывает его руководитель (начальник), а утверждает, как правило, руководитель предприятия.
    При подготовке текста положения о службе ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы примерное положение (см. приложение 2 к настоящему пособию) и Методические рекомендации ВНИИДАД (2007 г.).
2.3. Положение О Подразделении (Самостоятельном Участке Работы) В Составе Службы ДОУ
    Положение о подразделении в составе службы ДОУ – это локальный нормативный акт, регламентирующий организационно-правовой статус данного подразделения (отдела, группы) в системе управления службой ДОУ, порядок его повседневного функционирования, а также подчиненность данного подразделения и порядок его взаимодействия с другими подразделениями и должностными лицами службы ДОУ.
    Оформление документа производится с соблюдением правил, изложенных в предыдущем параграфе. При подготовке текста положения о подразделении в составе службы ДОУ представляется целесообразным использовать в качестве основы соответствующие примерные положения – например, примерное положение об архивном отделе (см. приложение 3 к настоящему пособию).
2.4. Инструкция По Документационному Обеспечению Управления
    Инструкция по документационному обеспечению управления – локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления ДОУ предприятием и применения в процессе его осуществления положений законодательных, нормативных правовых актов, других локальных нормативных актов по вопросам данного вида обеспечения. Проект инструкции по документационному обеспечению управления предприятием целесообразно разрабатывать на основе соответствующих нормативно-методических документов, и с учетом особенностей организационно-правовых условий осуществления предприятием своей деятельности.
    Оформление документа производится на общем бланке предприятия. Реквизитами документа являются:
    1. Наименование вида документа.
    2. Дата документа.
    3. Регистрационный номер документа.
    4. Место составления или издания документа.
    5. Гриф утверждения.
    6. Заголовок к тексту.
    7. Текст.
    8. Подпись.
    9. Визы согласования.
    10. Отметка о наличии приложения.
    Проект инструкции подписывает его ответственный исполнитель и руководитель (начальник) службы ДОУ либо заместитель руководителя предприятия по соответствующему направлению деятельности, а утверждает – руководитель предприятия.
    Пример документа представлен в приложении 4 к настоящему пособию.
2.5. Локальные Нормативные Акты По Отдельным Составляющим Деятельности Службы ДОУ
    В целях регламентации отдельных составляющих (видов, направлений) деятельности службы ДОУ могут разрабатываться, внедряться и применяться иные локальные нормативные акты. Так, регламентация электронного документооборота между структурными подразделениями предприятия может осуществляться на основании соответствующего положения.
    Проект документа целесообразно разрабатывать на основе соответствующего примерного (типового) положения (правил и т. п.) и с учетом Положения о системе межведомственного электронного документооборота. Пример документа представлен в приложении 5 к настоящему пособию.
2.6. Нормы Времени На Выполнение Работ По ДОУ
    Нормы времени – нормативно-технический акт, содержащий, наряду с правовыми нормами, технические показатели осуществления определенной деятельности (в рассматриваемом нами случае – документационного обеспечения управления). Так, в целях надлежащего нормирования времени на выполнение работ по
    ДОУ на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утвержденные постановлением Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти – нормы времени на работы по документационному обеспечению, утвержденные постановлением Минтруда и социального развития от 26 марта 2002 г. № 23. На основе нормативов (норм) времени:
    1) определяется и обосновывается численность работников служб ДОУ;
    2) устанавливаются должностные обязанности работников служб ДОУ;
    3) распределяются работы между работниками (категории «технический исполнитель»).
    В необходимых случаях на основе указанных документов предприятиями (организациями, учреждениями) разрабатываются уточненные нормы времени. В таких нормах, как правило, фиксируются:
    временные затраты на выполнение отдельных видов работ, не предусмотренных укрупненными нормативами (нормами);
    временные затраты на выполнение отдельных видов работ – в случае, если в связи со спецификой ДОУ в условиях конкретного предприятия (организации, учреждения) фактические временные затраты на их выполнение существенно отличаются от установленных укрупненными нормативами (нормами).
    Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные потребности работников.
    Значения норм времени устанавливаются в часах (долях часа) на единицу измерения каждого конкретного вида работы – например, лист, коробка, папка, дело. Нормы времени на выполнение наиболее распространенных операций по ДОУ представлены в приложении 6 к настоящему пособию.
2.7. Документы Планирования И Отчетности Службы ДОУ
    Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов – планов, отчетов – является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. К подготовке документов планирования и отчетности привлекаются начальники структурных подразделений, а в необходимых случаях – специалисты службы ДОУ с соответствующей квалификацией.
    Отметим, что планирование работы осуществляется службой ДОУ самостоятельно, на основе анализа результатов предшествующей деятельности (например, за истекший календарный год) и в соответствии с планируемыми показателями деятельности предприятия на предстоящий период (наступающий календарный год). Уточним, что в общем случае план работы – это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им подразделение), сроки, места и ответственных за их проведение (выполнение) в пределах определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т. д.).
    Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на предстоящий календарный год являются:
    показатели финансового и экономического развития предприятия на планируемый период;
    основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший (предшествующий периоду планирования) период;
    цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих разделов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т. п.).
    Разработку проекта годового плана работы службы ДОУ целесообразно завершить к началу заключительного квартала года, предшествующего планируемому периоду.
    В проекте плана определяются приоритетные направления работы службы ДОУ в предстоящем периоде, а также виды, объемы, сроки и исполнители работ по документационному обеспечению управления. Проект плана, как правило, включает пояснительную записку и приложения, в том числе необходимые расчеты (основные показатели работы службы ДОУ).
    Пояснительная записка в составе проекта плана состоит из введения, разделов, соответствующих направлениям развития повседневной деятельности архива предприятия, и заключения. В разделах пояснительной записки коротко обосновывается необходимость выполнения видов работ по документационному обеспечению управления, определяются их конечные результаты и т. п.
    Основные показатели плана работы на предстоящий период содержат перечень показателей и их значения; при этом, помимо итоговых (годовых) значений показателей, допускается отражать в документе их полугодовые и квартальные значения. Проект плана (см. рис. 2.3) обсуждается руководством службы ДОУ, в необходимых случаях согласовывается с другими структурными подразделениями (должностными лицами), после чего утверждается руководителем предприятия.
 
    Рис. 2.3.
 
    Планирование работы структурных подразделений службы ДОУ предприятия осуществляется под руководством начальников соответствующих подразделений, как правило, на предстоящее полугодие или квартал. Порядок планирования – в том числе сроки, отводимые на разработку проекта плана, формы планирующих документов и др. – определяются руководителем службы ДОУ.
    В проекте плана структурного подразделения отражаются основные показатели по видам работ, выполняемых соответствующими подразделениями, в том числе их наименования, объемы, сроки и исполнители. Проект плана структурного подразделения в необходимых случаях согласуется с заинтересованными сторонами, после чего утверждается руководителем службы ДОУ.
    Индивидуальное планирование осуществляется работниками службы ДОУ в соответствии с указаниями ее руководителя и начальников соответствующих подразделений (в составе службы ДОУ). Проект индивидуального плана составляется работником, как правило, на предстоящий месяц на основе плана работы подразделения.
    Проекты планов работников подразделений службы ДОУ из числа технических исполнителей и специалистов утверждаются начальниками соответствующих подразделений. Проекты планов работы начальников подразделений службы ДОУ утверждаются ее руководителем, а проект плана работы последнего – руководителем предприятия (либо заместителем руководителя, курирующего вопросы документационного обеспечения управления).
    За ходом и результатами выполнения планов работы руководством службы ДОУ осуществляется систематический контроль. Данные контроля учитываются, обобщаются, анализируются и регулярно доводятся до сведения руководства предприятия. Обобщенные данные контроля используются при разработке отчетных документов службы ДОУ (в общем случае – отчетов).
    Отчет – это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установленном локальными нормативными актами предприятия.
    Так, отчеты о работе службы ДОУ, как правило, разрабатываются за год, полугодие и квартал в соответствии со структурой и номенклатурой показателей планов работы. В качестве приложений к годовому отчету службы ДОУ прилагаются основные показатели выполнения плана работы, другие необходимые документы.
    Порядок, сроки представления отчетов, а также состав приложений к ним устанавливаются руководителем предприятия (заместителем руководителя, курирующим вопросы документационного обеспечения управления). Отчеты о работе подразделений службы ДОУ готовятся ежемесячно. Пример справки-отчета представлен на рис. 2.4. Помимо значений показателей, фактически достигнутых в течение соответствующих отчетных периодов по видам работ, в отчетах, кроме того, отражаются основные показатели труда работников подразделений.
2.8. Должностные Инструкции Работников Службы ДОУ
    Должностная инструкция – локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы осуществления деятельности конкретного должностного лица (категории должностных лиц (работников) – руководящего состава, специалистов, технических исполнителей и т. п.) предприятия и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) в процессе осуществления своей деятельности положений соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, а также локальных нормативных актов предприятия. Структура должностной инструкции, пример ее оформления и квалификационные характеристики наиболее востребованных должностей работников службы ДОУ представлены в приложении 7к настоящему пособию.
 
    Рис. 2.4.
Глава 3 Организация Труда Работников Службы ДОУ
3.1. Требования К Помещениям Службы ДОУ
    Работники службы ДОУ должны выполнять порученную им работу в условиях, отвечающих требованиям охраны труда, т. е., говоря несколько иначе, в условиях, безопасных для их жизни и здоровья. В свою очередь, одной из главных обязанностей работодателя (его полномочного представителя в лице руководителя предприятия и соответствующего структурного подразделения, включая службу ДОУ) является поддержание в каждом помещении (на каждом рабочем месте) условий, полностью соответствующих требованиям охраны труда.
3.1.1. Требования К Площади И Объему Помещений
    Площадь помещений, предназначенных для выполнения работ по документационному обеспечению управления, рассчитывается в зависимости от количества располагаемых в них рабочих мест, оборудованных соответствующими видами техники. При этом:
    а) для рабочего места, оборудованного персональным компьютером (далее – ПК) с плоским экраном, должно отводиться не менее 4,5 кв. м;
    б) для рабочего места, оборудованного копировально-множительным устройством, – не менее 6 кв. м (при объеме воздуха на одного работника не менее 15 куб. м).
    Все помещения, в которых размещаются рабочие места с ПК, должны быть оборудованы защитным заземлением (занулением) в соответствии с техническими требованиями по эксплуатации. Тем не менее рабочие места с ПК не следует располагать в непосредственной близости от технологического оборудования, создающего помехи в работе. Для внутренней отделки интерьера помещений должны использоваться диффузно-отражающие материалы с коэффициентом отражения:
    для потолка – 0,7–0,8;
    для стен – 0,5–0,6;
    для пола – 0,3–0,5.
    Полимерные материалы для внутренней отделки интерьера офисных помещений могут использоваться при наличии положительного санитарно-эпидемиологического заключения.
3.1.2. Требования К Микроклимату, Содержанию Аэроионов И Вредных Химических Веществ В Воздухе Помещений
    В помещениях, в которых работа с использованием ПК является основной (т. е. составляет более половины всей выполняемой в данном офисном помещении работы) и связана с нервно-эмоциональным напряжением, должны обеспечиваться оптимальные параметры микроклимата, предусмотренные для категории работ 1а и 16. В помещениях, в которых работа с использованием ПК является вспомогательной (см. выше), температура, относительная влажность и скорость движения воздуха должны соответствовать действующим санитарным нормам микроклимата производственных помещений.
    Содержание вредных химических веществ в помещениях, в которых работа с использованием ПК является основной, не должно превышать предельно допустимых концентраций (ПДК) загрязняющих веществ в атмосферном воздухе населенных мест. Содержание вредных химических веществ в воздухе помещений, в которых работа с использованием ПК является вспомогательной, не должно превышать предельно допустимых концентраций вредных веществ в воздухе рабочей зоны в соответствии с действующими гигиеническими нормативами.
    Параметры микроклимата в помещениях, оборудованных копировально-множительной техникой, должны соответствовать действующим гигиеническим требованиям к микроклимату производственных помещений. Конкретные значения показателей микроклимата на соответствующих рабочих местах рассчитываются с учетом требований для категории работ 16 по уровню энерготрат 140–174 Вт (в холодный и теплый периоды года).
    Уровни положительных и отрицательных аэроионов в воздухе помещений должны соответствовать действующим санитарно-эпидемиологическим нормативам. В целях поддержания установленных параметров микроклимата в помещениях проводятся ежедневная влажная уборка и систематическое (после каждого часа работы на ПК) проветривание.
3.1.3. Требования К Отоплению, Вентиляции И Воздушной Среде Помещений
    Помещения оборудуются системами центрального отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха в соответствии с требованиями действующих нормативных документов. Естественная вентиляция помещений обеспечивается через оконные и дверные проемы.
    Отопление помещений осуществляется от центральной системы отопления здания. В качестве стационарных нагревательных приборов принимаются радиаторы или конвекторы.
    В дополнение к стационарным могут использоваться мобильные (передвижные) автономные электронагревательные приборы. Воздухообмен, необходимый для обеспечения оптимальных условий труда, рассчитывается с учетом неравномерности распределения в воздухе помещения вредных веществ, тепла, влаги:
    1) для помещений с тепловыделениями – по избыткам явного тепла;
    2) для помещений с тепло– и влаговыделениями – по избыткам явного тепла и скрытого тепла (с проверкой на предупреждение конденсации влаги на поверхности строительных конструкций и оборудования);
    3) для помещений с газовыделениями – исходя из выделяющихся вредных веществ и условий обеспечения ПДК.
    Количество выделяющихся в помещение вредных веществ, тепла и влаги принимается по данным технологической части проекта или нормам технологического проектирования. Места (участки) выделения вредных веществ, тепла и влаги оборудуются местными отсосами.
3.1.4. Требования К Уровням Шума И Вибрации В Помещениях
    Уровни шума в помещениях, оборудованных ПК (независимо от того, является выполняемая в них на ПК работа основной или вспомогательной), не должны превышать предельно допустимых значений, установленных для соответствующих видов работ действующими санитарно-эпидемиологическими нормативами. Шумящее оборудование (печатающие устройства, серверы и т. п.), уровни шума которого превышают нормативные, должно размещаться вне помещений с ПК.
    Оптимальные уровни шума в офисных помещениях, оборудованных копировально-множительной техникой, нормируются с учетом категории тяжести и напряженности выполняемых работ. Соответствующие сведения представлены на рис. 2.5. В помещениях, в которых размещается оборудование (в том числе вспомогательное), генерирующее шум, осуществляются мероприятия по защите работников от его вредного воздействия, в том числе:
    1) отделка помещений звукопоглощающими материалами;
    2) использование в помещениях подвесных потолков;
    3) установка оборудования на вибропоглощающие фундаменты;
    4) своевременная профилактика и ремонт технологического оборудования и вентиляционных систем;
    5) снабжение вентиляционных систем шумоглушителями и звукоизолирование воздуховодов.
 
    Оптимальные уровни шума на рабочих местах, оборудованных копировально-множительной техникой (дБА)
 
 
    Рис. 2.5.
 
    Уровень вибрации при выполнении работ на ПК и копировально-множительной технике не должен превышать допустимых значений вибрации для рабочих мест (категория 3, тип «в») в соответствии с действующими санитарно-эпидемиологическими нормативами.
3.1.5. Требования К Освещению Помещений
    Эксплуатация ПК в помещениях без естественного освещения допускается только при наличии расчетов, обосновывающих соответствие нормам естественного освещения и безопасность их деятельности для здоровья работников. Оконные проемы в помещениях должны быть преимущественно ориентированы на север (северо-восток) и оборудованы светорегулирующими устройствами: жалюзи, занавеси, внешние козырьки и др.
    Отметим, что ПК (в составе оборудованных в помещениях рабочих мест) следует размещать таким образом, чтобы их экраны (видеотерминалы) были ориентированы боковой стороной к световым проемам, а естественный свет – падал преимущественно слева. Обычно в помещениях применяется система общего равномерного искусственного освещения.
    В помещениях, где преимущественно производится работа с документами, следует применять системы так называемого комбинированного освещения: в дополнение к потолочным светильникам устанавливаются светильники местного освещения, предназначенные для использования непосредственно в зоне расположения документов. Для общего освещения помещений следует применять светильники с зеркальными параболическими решетками, укомплектованными электронными пуско-регулирующими аппаратами (ЭПРА).
    Допускается также использование многоламповых светильников с электромагнитными пуско-регулирующими аппаратами (ЭПРА), состоящими из равного числа опережающих и отстающих ветвей. Общее освещение при использовании люминесцентных светильников следует выполнять в виде сплошных или прерывистых линий светильников, расположенных сбоку от рабочих мест, параллельно линии зрения пользователя ПК (при рядном расположении экранов).
    Уточним, что освещенность на поверхности стола (в зоне размещения документа) должна составлять от 300 до 500 лк. Применяемое в помещении освещение не должно создавать бликов на поверхности экранов ПК, при этом освещенность поверхности экрана должна составлять не более 200 лк.
    Яркость светящихся поверхностей (окна, светильники и др.), находящихся в поле зрения при работе на ПК, не должна превышать 200 кд/кв. м. Показатель ослепленности для источников общего искусственного освещения в помещениях должен составлять: не более 20 при эксплуатации ПК и не более 40 при эксплуатации копировально-множительной техники.
    Яркость светильников общего освещения в зоне углов излучения от 50 до 90 градусов с вертикалью в продольной и поперечной плоскостях должна составлять не более 200 кд/кв. м (при значении защитного угла светильников не менее 40 градусов). Следует также ограничивать неравномерность распределения яркости в поле зрения пользователя ПК, при этом соотношение яркости между рабочими поверхностями не должно превышать 3:1–5:1, а между рабочими поверхностями и поверхностями стен и оборудования помещения – 10:1.
    В качестве источников света при искусственном освещении следует применять преимущественно люминесцентные лампы типа ЛБ и компактные люминесцентные лампы (КЛЛ). В светильниках местного освещения допускается применение ламп накаливания. Для обеспечения нормируемых значений освещенности в офисных помещениях следует не реже двух раз в год проводить чистку стекол оконных рам и светильников. Следует также своевременно заменять перегоревшие лампы.
3.1.6. Требования К Уровням Электромагнитных Полей, Напряженности Электростатического Поля, А Также Ограничению Вредного Воздействия Ультрафиолетового И Лазерного Излучения В Помещениях
    Допустимые уровни электромагнитных полей (ЭМП), создаваемых ПК на рабочих местах, не должны превышать значений, указанных в приложении 2 к СанПин 2.2.2/2.4.1340-03. Напряженность электростатического поля в помещениях не должна превышать:
    при эксплуатации ПК – 15 кВ/м;
    при эксплуатации копировально-множительной техники – 20 кВ/м.
    Интенсивность ультрафиолетового излучения (УФИ) в помещениях при проведении копировально-множительных работ не должна превышать значений, установленных в соответствующих нормативных документах. Предельно допустимые уровни лазерного излучения при проведении копировально-множительных работ рассчитываются в соответствии с действующими санитарными нормами и правилами устройства и эксплуатации лазеров.
3.2. Требования К Организации Рабочих Мест Работников Службы ДОУ
3.2.1. Общие Требования К Организации Рабочих Мест
    Расположение и оборудование рабочих мест должно обеспечивать оптимальные условия для выполнения работниками службы ДОУ соответствующих видов работ (трудовых функций), в частности их свободное перемещение при эксплуатации офисной техники. Площадь каждого рабочего места должна быть достаточной для рационального размещения используемых в работе офисной техники, инвентаря, инструментов, принадлежностей, документов.
    Технологически связанные между собой рабочие места следует располагать по ходу процесса – с тем, чтобы, в частности, не создавать встречных потоков документов. Путь передаваемых по «технологической цепочке» документов должен быть возможно более коротким, а переходы работников в процессе работы – к примеру, от ПК к копировально-множительной технике и обратно – по возможности сведены к минимуму.
    Рабочее место должно обеспечивать выполнение работниками соответствующих видов работ в удобных рабочих позах. В зависимости от характера работы следует предусматривать возможность выполнения рабочих операций в положении сидя или при чередовании положений сидя и стоя. Рекомендуемые параметры рабочего места при выполнении рабочих операций в положении сидя составляют: ширина – от 575 до 625 мм; длина – от 1500 до 1700 мм; высота рабочей поверхности – 725 (955) мм; пространство для стоп – не менее 150 мм по глубине, 150 мм по высоте и 530 мм по ширине.
    Все инструменты, принадлежности, документы должны храниться в ящиках рабочего стола либо на полках входящих в состав рабочего места шкафов (стеллажей). Во время работы на рабочей поверхности стола должны находиться только необходимые для ее выполнения инструменты, принадлежности, документы и др. Взаимное расположение и компоновка рабочих мест в пределах помещения должны обеспечивать безопасный доступ на рабочее место, а также возможность быстрой эвакуации работников при возникновении аварийной ситуации.
    В этой связи подходы к рабочим местам, как и проходы в помещении не разрешается чем-либо загромождать. Входящие в состав рабочих мест офисная техника, мебель, вспомогательное оборудование и пр. должны располагаться на отведенных для них местах.
    Скапливание на рабочих местах мусора не допускается, образующиеся в процессе работы отходы по мере необходимости удаляются работником в предназначенную для этой цели тару (урны), устанавливаемую в непосредственной близости от рабочего места. Листы писчей бумаги, не пригодные к дальнейшему употреблению – испорченные распечатки, черновики и пр., – могут в течение рабочего дня накапливаться в одном из ящиков рабочего стола, а по окончании работы – перекладываться в урну или уничтожаться в шредере.
3.2.2. Особенности Организации Рабочих Мест, Оборудованных ПК Или Копировально-Множительной Техникой
    Организация рабочих мест, оборудованных ПК или копировально-множительной техникой, имеет ряд особенностей. Рассмотрим их ниже.
    При размещении в помещении двух и более рабочих мест, оборудованных ПК, рабочие столы (с установленными на них экранами) следует располагать на удалении не менее 2 м друг от друга. Рабочие места, предназначенные для выполнения творческой работы и требующей значительного умственного напряжения или высокой концентрации внимания, рекомендуется изолировать друг от друга перегородками высотой 1,5–2,0 м.
    Конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей, характера выполняемой работы. Так, экран ПК должен находиться от глаз работника на расстоянии от 600 до 700 мм, но не ближе 500 мм (с учетом размеров отображаемых в процессе работы алфавитно-цифровых знаков и символов).
    Клавиатуру следует располагать на расстоянии 100–300 мм от края рабочего стола, обращенного к работнику или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы. Манипулятор типа «мышь» должен иметь длину соединительного кабеля, достаточную для незатрудненного выполнения работником управляющих движений в процессе работы.
    Поверхность рабочего стола должна иметь коэффициент отражения 0,5–0,7. Высота рабочей поверхности стола должна регулироваться в пределах от 680 до 800 мм, а при отсутствии такой возможности – составлять 725 мм. Ширина рабочего стола (в зависимости от характера выполняемой работы и состава технических средств) может составлять 800, 1000, 1200 или 1400 мм, а глубина – 800 и 1000 мм. Рабочий стол должен также иметь пространство для ног высотой не менее 600 мм, шириной не менее 500 мм и глубиной не менее 450 мм на уровне колен, а на уровне вытянутых ног – не менее 650 мм.
    Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы при работе на ПК, а также позволять изменять позу с целью снижения статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления. Тип рабочего стула (кресла) выбирается с учетом роста работника и характера выполняемой им работы.
    В общем случае рабочий стул (кресло) должен быть подъемноповоротным, регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья. Регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию. Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать:
    ширину и глубину поверхности сиденья – не менее 400 мм;
    регулировку высоты поверхности сиденья от 400 до 550 мм, а по углам наклона – вперед до 15 град., назад до 5 град.;
    высоту опорной поверхности спинки – 300 ± 20 мм при ширине не менее 380 мм с радиусом кривизны горизонтальной плоскости 400 мм;
    угол наклона спинки в вертикальной плоскости в пределах ±30 градусов;
    регулировку расстояния спинки от переднего края сиденья в пределах от 260 до 400 мм;
    стационарные или съемные подлокотники длиной не менее 250 мм при ширине от 50 до 70 мм;
    регулировку подлокотников по высоте над сиденьем в пределах 230 + 30 мм при внутреннем расстоянии между подлокотниками от 350 до 500 мм.
    Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой, с нескользящим, слабо электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легкую очистку от загрязнений. Рабочее место, оборудованное ПК, также оснащается подставкой для ног: шириной – не менее 300 мм; глубиной – не менее 400 мм;
    с регулировкой по высоте в пределах до 150 мм и по углу наклона опорной поверхности подставки до 20 град.
    Поверхность подставки должна быть рифленой и иметь по переднему краю бортик высотой 10 мм.
    Допустимые уровни звукового давления и уровней звука, уровней электромагнитных полей (ЭМП), создаваемых ПК в процессе работы, не должны превышать нормативных значений (см. ранее). Концентрации вредных веществ, выделяемых ПК в воздух офисных помещений, не должны превышать предельно допустимых концентраций (ПДК), установленных для атмосферного воздуха.
    Конструкция ПК должна обеспечивать возможность фронтального наблюдения экрана. Допустимые визуальные параметры экрана должны соответствовать нормативным показателям яркости, контрастности, насыщенности и др., а мощность экспозиционной дозы мягкого рентгеновского излучения в любой точке на расстоянии 0,05 м от экрана (при любых положениях регулировочных устройств) не должна превышать 1 мкЗв/час.
    Дизайн ПЭВМ должен предусматривать окраску корпуса в спокойные мягкие тона с диффузным рассеиванием света. Корпус экрана, клавиатура и другие устройства ПК должны иметь матовую поверхность с коэффициентом отражения 0,4–0,6 без блестящих деталей, способных создавать блики.
    Копировально-множительная техника – принтеры, копиры, МФУ – как правило, располагается в обособленной рабочей зоне помещения. Шумящая техника – в частности, матричные принтеры, плоттеры – размещается в отсеках, отгороженных шумопоглощающими перегородками.
    В зависимости от особенностей организации технологического процесса средства копировально-множительной техники могут сосредоточиваться на специальном участке работ (участке копировально-множительного производства). Такой участок целесообразно располагать в трех соединяющихся друг с другом помещениях (смежных рабочих зонах):
    производственное помещение (зона) – непосредственно для выполнения копировально-множительного процесса;
    помещение (зона) приема-выдачи заказов на выполнение копировально-множительных работ;
    помещение для хранения расходных материалов.
    Расстановка копировально-множительной техники производится с учетом обеспечения свободного доступа ко всем частям механизмов для обслуживания. Расстояние от стены или колонны до краев копировально-множительного аппарата (с учетом конструкции вентсистем) должно составлять не менее 0,6 м, а со стороны зоны обслуживания – не менее 1,0 м.
    Между аппаратами в составе участке копировально-множительного производства могут предусматриваться места для временного размещения расходных материалов (в частности, бумаги различных типов) и тиражной продукции. Минимальная ширина проходов между аппаратом и материалами (продукцией) должна составлять 0,6 м.
    Все помещения службы ДОУ должны содержаться в чистоте и порядке. Порядок уборки помещений определяется с учетом характера выполняемых в них видов работ.
    Образующиеся в процессе повседневной деятельности отходы должны регулярно собираться и удаляться в отведенные для этого места. Оборудованные в помещении рабочие места (см. далее),
    а также проходы (включая ведущие из помещения) не должны загромождаться.
3.3. Требования К Пожарной Безопасности Помещений Службы ДОУ
    Выполнение мероприятий по обеспечению пожарной безопасности помещений службы ДОУ организуется в соответствии с нормативными актами и инструкцией по обеспечению пожарной безопасности предприятия. При обеспечении пожарной безопасности подразделений службы ДОУ (с учетом значимости возложенных на них полномочий и особенностей условий их реализации) следует, кроме того, руководствоваться специальными инструкциями (правилами) (см. приложение 8 к настоящему пособию).
Раздел 3 Технология Управления Документами: От Регистрации До Передачи В Архив
    В рамках заключительного раздела справочника мы рассмотрим основные этапы управления документами. Напомним, к их числу относятся:
    1) организация разработки номенклатуры дел;
    2) организация разработки табеля и альбома форм документов;
    3) организация корпоративного документооборота;
    4) контроль исполнения документов;
    5) организация хранения документов.
Глава 1 Организация Разработки Проекта Номенклатуры Дел
    Эффективное управление документами невозможно, если предварительно службой ДОУ не выполнены мероприятия подготовительного характера, среди которых особое место занимает разработка проекта номенклатуры дел.
    Заметим, что в Методических рекомендациях ВНИИДАД от 23 декабря 2009 г. номенклатура дел рассматривается в качестве основы для формирования документального фонда предприятия (организации, учреждения). В свою очередь, документальный фонд предприятия – это упорядоченная совокупность документов, созданных соответствующим предприятием, а также полученных им в процессе осуществления своей деятельности от других юридических и физических лиц.
    Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел предприятия с указанием сроков их хранения (см. рис. 3.1). Обычно номенклатура дел разрабатывается в два этапа: сначала по подразделениям (самостоятельным участкам работы, образующим организационную структуру предприятия), а затем в целом (в виде так называемой сводной номенклатуры дел, см. далее). Последовательность разработки проекта номенклатуры дел структурного подразделения представлена на рис. 3.2.
 
    * И документов – в составе соответствующих дел.
    Рис. 3.1.
 
 
    * Принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между работниками и т. п.
    ** Для последующего формирования сводной номенклатуры дел.
    Рис. 3.2.
 
    Определение перечня документов, образующихся в деятельности подразделения, и сроков их хранения производится на основании нормативных правовых, локальных нормативных и иных актов (см. рис. 3.3).
    При определении перечня документов, образующихся в деятельности подразделения, и сроков их хранения следует руководствоваться:
    1. Положением о подразделении.
    2. Инструкцией по виду деятельности подразделения.
    3. Должностными инструкциями сотрудников подразделения.
    4. Перечнями документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), с указанием сроков хранения.
    5. Номенклатурами дел подразделения за предшествующие 3–5 лет.
    6. Типовыми и примерными номенклатурами дел.
    7. Описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
    8. Документами по планированию деятельности подразделения и отчетности о ее результатах.
    Рис. 3.3.
 
    Кроме того, при разработке проекта принимаются во внимание сведения:
    1) о содержании деятельности подразделения, специфике ее документирования;
    2) об объеме, интенсивности и составе документооборота подразделения, полученные расчетно-аналитическим методом;
    3) об организационной структуре и штатной численности подразделения;
    4) о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами подразделения.
    Предварительное определение заголовка дела производится таким образом (см. также рис. 3.4), чтобы он четко, в обобщенной форме отражал:
    основное содержание дела;
    состав помещаемых в него документов;
    их функциональную и видовую принадлежность.
    В проекте должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности данного подразделения (см. также рис. 3.5).
    В зависимости от функционального назначения, вида и других характеристик документов, помещаемых в соответствующие дела, заголовки могут состоять из следующих элементов:
    1. Название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.).
    2. Название предприятия и (или) подразделения (сведения об авторе (разработчике) документа).
    3. Название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа).
    4. Краткое содержание документов, помещаемых в соответствующее дело.
    5. Название местности (территории), с которой связано содержание или (и) происхождение документов, помещаемых в соответствующее дело.
    6. Дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в соответствующее дело.
    7. Сведения о том, являются документы оригиналами (первыми экземплярами) или копиями.
    Рис. 3.4.
    Последующая конкретизация заголовков дел производится в соответствии с нижеследующими правилами:
    1. Заголовки дел, формируемых из документов, относящихся к какому-либо конкретному вопросу деятельности, но при этом не связанных последовательностью исполнения, обычно содержат термин «документы», дополненный (в скобках) кратким указанием на вид документов, формируемых в дело: планы, списки, доклады и т. д..
    2. Заголовки дел, сформированных на основе материалов служебной (деловой) переписки, как правило, содержат термин «переписка», дополненный пояснением – с кем и по какому вопросу (направлению) деятельности она ведется. При этом:
    а) заголовки дел, включающих материалы переписки с однородными корреспондентами, образуются без указания наименований этих материалов (документов).
    Рис. 3.5 (начало).
    б) заголовки дел, включающих материалы переписки с разнородными корреспондентами, образуются посредством краткого обозначения предмета переписки.
    Наименование конкретного корреспондента включается в заголовок дела, если оно сформировано на основе материалов (документов) переписки только с данным корреспондентом.
    3. Заголовки дел, сформированных на основе документов, относящихся к конкретным административно-территориальным (региональным, муниципальным) образованиям (местностям, населенным пунктам и т. п.), должны содержать наименования последних. При этом:
    а) если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается несколько однородных административно-территориальных единиц, то в заголовок включается общее видовое название материалов (документов).
    б) если дело сформировано из материалов (документов), в содержании которых затрагивается конкретная административно-территориальная единица, то в заголовок дела включается официальное наименование последней.
    4. Заголовки дел, сформированных на основе документов по планированию и (или) отчетности, содержат сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), на (за) который составлены планы (отчеты).
    5. Заголовки дел, сформированных из однородных (по своему функциональному назначению, виду и др.) документов, в обязательном порядке содержат наименование таких документов (группы документов) во множественном числе.
    6. Заголовки дел, состоящих из нескольких частей (томов) – например, дела, объем которых в течение календарного года превышает 250 листов – включают общий для всех частей (томов) заголовок дела и заголовок соответствующей части (тома).
    Рис. 3.5 (окончание).
    Работа по предварительному определению заголовков дел обычно выполняется на отдельных листах бумаги, разделенных (по вертикали) на два-три столбца. Однако в последнее время для этого все чаще применяются соответствующие электронные бланки.
    В пределах каждой строки листа (бланка) записываются не менее двух-трех вариантов заголовка дела. Затем из них выбирается (окончательно формулируется) оптимальный вариант.
    Последующая систематизация заголовков дел выполняется в зависимости от функционального назначения и важности документов в составе соответствующих дел. В начальный раздел, как правило, включаются заголовки дел, формируемых из:
    1) организационно-распорядительных актов (документов) вышестоящих органов управления (власти), поступающих на предприятие для руководства в практической деятельности и затрагивающие вопросы (направления) деятельности соответствующего подразделения;
    2) локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов предприятия, регламентирующих вопросы (направления) деятельности подразделения;
    3) организационно-распорядительных документов, издаваемых (в пределах предоставленной компетенции) руководством подразделения: распоряжений, указаний и пр.
    В последующие разделы номенклатуры дел включаются заголовки дел, формируемых из документов, представляющих меньшее практическое значение (в порядке убывания) для организации деятельности подразделения. За организационно-распорядительной документацией подразделения обычно следуют:
    1) документация по планированию и отчетности деятельности подразделения;
    2) документация, относящаяся к организации основной деятельности подразделения;
    3) документация, относящаяся к организации контрольно-ревизионной работы за осуществлением основной деятельности подразделения;
    4) документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами подразделения.
    Что касается расположения заголовков дел внутри разделов (и, если требуется, подразделов) номенклатуры дел, то оно определяется с учетом значимости документов в составе раздела (подраздела), а также их функциональной взаимосвязью. Работу по упорядочению заголовков целесообразно выполнять в два этапа: сначала листки с заголовками дел группируются (в соответствии с признаками группировки) в предварительной последовательности, а после ее уточнения – переносятся в соответствующую графу бланка номенклатуры дел, используемого в качестве черновика. Перечень документов, не включаемых в проект номенклатуры дел, ежегодно определяется письменным распоряжением руководителя службы ДОУ. Названия заголовков дел (в выбранной последовательности) вписываются в графу 2 номенклатуры дел (см. рис. 3.6). Определение сроков хранения документов в составе соответствующих дел производится на основе сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений) либо сведений из типовой (примерной) номенклатуры дел. Сведения о сроках хранения дел вписываются в графу 4 номенклатуры дел. Кроме сведений о сроке хранения, там же указываются номера статей по соответствующему перечню документов. Отметим также, что сроки хранения дел, не предусмотренных перечнями документов, могут определяться по типовой (примерной) номенклатуре дел либо по согласованию с органами Росархива. Индексация дел в составе разделов номенклатуры дел – это процедура присвоения делам соответствующих индексов. Под индексом дела понимается выполненное арабскими цифрами условное обозначение, состоящее из условного номера подразделения с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в его номенклатуре дел. Индексация позволяет обеспечить быстрый и безошибочный поиск дела (включенных в него документов) в процессе обращения с ним. Значения индексов дел вписываются в графу 1 номенклатуры дел.
 
 
    Рис. 3.6.
 
    Графа 5 номенклатуры дел («Примечание») при разработке ее проекта не заполняется – соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года. На протяжении календарного года (после утверждения сводной номенклатуры дел, см. далее) в графе 5 делаются (по мере необходимости) следующие отметки:
    1) о названиях перечней документов, использованных для определения сроков хранения дел;
    2) о заведении дел;
    3) о переходящих делах;
    4) о выделении дел к уничтожению (см. далее);
    5) о лицах, ответственных за формирование дел;
    6) о передаче дел другому предприятию (организации, учреждению) для продолжения;
    7) о хранении дел (документов) в электронном виде.
    Полностью подготовленный проект номенклатуры дел подразделения подлежит проверке и, при необходимости, уточнению. Особое внимание при этом обращается на:
    1) соответствие состава дел функциональному назначению и названию каждого раздела;
    2) обоснованность расположения дел внутри раздела в определенной последовательности;
    3) формулировки заголовков дел;
    4) сроки хранения дел.
    После устранения выявленных в ходе проверки неточностей проект номенклатуры дел подразделения оформляется в соответствии с образцом, подписывается руководителем соответствующего подразделения, а затем направляется на согласование с руководителем архива предприятия и экспертной комиссией данного подразделения.
    Уточненный проект номенклатуры дел подразделения представляется в службу ДОУ к 1 декабря.
 
 
    Рис. 3.7.
 
    Рассмотрим далее организацию разработки проекта сводной номенклатуры дел. По сути, сводная номенклатура дел формируется на основе номенклатур дел подразделений.
    Структуру сводной номенклатуры дел (см. рис. 3.7) образуют разделы, соответствующие номенклатурам дел структурных подразделений. В сводную номенклатуру дел могут также включаться дела временно действующих органов (комиссий, комитетов и т. п.) предприятия, общественных организаций, наименования применяемых предприятием регистрационных (контрольных) картотек, единых журналов (книг) учета документов и т. п.
    Проект сводной номенклатуры проверяется и, при необходимости, уточняется в порядке, рассмотренном ранее. После этого проект подписывается руководителем службы ДОУ и согласуется:
    1) с руководителем архива предприятия (руководителем архивного учреждения, в котором организуется временное хранение дел предприятия);
    2) с экспертной комиссией (ЭК) предприятия;
    3) если требуется – с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут передаваться на постоянное хранение дела предприятия.
    Уточненный проект представляется руководителю предприятия на утверждение не позднее 15 декабря. Утвержденная сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января наступающего календарного года.
    Несколько слов – об организации обращения со сводной номенклатурой дел. На практике она применяется и в традиционном, и в электронном видах.
    С целью обеспечения удобства в работе утвержденная сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Утвержденный экземпляр (подлинник) сводной номенклатуры дел – в качестве документа постоянного хранения. Второй экземпляр передается службе ДОУ в качестве рабочего; третий, как правило, применяется в архиве предприятия. Четвертый экземпляр передается в архивное учреждение.
    Структурным подразделениям (иным самостоятельным участкам работы, требующей документирования) предприятия выдаются выписки из сводной номенклатуры дел (в пределах соответствующих разделов). В случае существенного изменения функций и структуры предприятия в течение календарного года сводная номенклатура дел подлежит досрочному уточнению (переформированию) и переутверждению.
    По окончании очередного календарного года в конце сводной номенклатуры дел оформляется итоговая запись. После проверки указанные сведения передаются в установленном порядке в архив предприятия (архивное учреждение).
Глава 2 Организация Разработки Проектов Табеля Форм Документов И Альбома Форм Документов
    Рассмотрим далее организацию разработки проектов табеля форм документов и альбома форм документов. Но прежде всего уточним, что представляют собой табель форм и альбом форм.
    Табель форм документов – это подготовленный в соответствии с определенными правилами перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками предприятия (см. рис. 3.8). Функциональное назначение табеля форм документов заключается в следующем:
    1) закрепление правового статуса управленческой документации предприятия и образующих ее документов;
    2) оптимизация состава управленческой документации предприятия, обеспечения ее функциональности;
    3) соблюдение и последующая оптимизация единого порядка подготовки управленческих документов предприятия.
    Альбом форм документов – это подготовленный в соответствии с определенными правилами сборник унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками предприятия (см. рис. 3.9). Функциональное назначение альбома форм документов заключается в следующем:
    1) унификация форм представления документированной информации, используемой предприятием;
    2) разработка (на основе форм в составе альбома) бланков управленческих документов;
    3) соблюдение и последующая оптимизация единого порядка подготовки управленческих документов предприятия.
    Общий порядок разработки табеля форм и альбома форм представлен на рис. 3.10.
 
    Открытое акционерное общество «Фасет»
 
    ТАБЕЛЬ
    ФОРМ ДОКУМЕНТОВ
 
 
    Рис. 3.8.
 
 
    Рис. 3.9.
    Разработка проектов Табеля форм документов и Альбома форм документов организуется параллельно и предусматривает:
    1. Предварительное изучение применяемых предприятием форм управленческих документов.
    2. Уточнение состава и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в табель и альбом.
    3. Уточнение структуры табеля и альбома.
    4. Оформление проектов табеля и альбома.
    5. Согласование и, в необходимых случаях, уточнение проектов табеля и альбома.
    6. Утверждение проектов табеля и альбома.
    Рис. 3.10.
    Работа по разработке проектов табеля и альбома начинается с предварительного изучения применяемых предприятием форм управленческих документов. Выполнение этого этапа позволит разработчикам установить соответствие состава управленческой документации предприятия:
    задачам управления его деятельностью;
    текущим и перспективным потребностям предприятия в различных видах документированной информации.
    Таким образом, предварительное изучение способствует определению (уточнению) состава и содержания задач управления деятельностью предприятия, а также (в предварительном порядке) степени соответствия состава и вида форм управленческих документов, применяемых предприятием, этим задачам. В конечном счете это, как свидетельствует практика, позволяет повысить эффективность управления деятельностью предприятия и применяемой им документированной информацией.
    По результатам предварительного изучения формулируются предложения, направленные на оптимизацию состава управленческой документации предприятия. При этом принимаются во внимание и специфические потребности предприятия в отдельных видах документированной информации и (или) формах управленческих документов.
    Конец ознакомительного фрагмента. Full version

1

    Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (ССИБИД). Управление документами. Общие требования (ISO 15489-1-2001. Information and documentation. Records management. General (IDT)). – М.: Стандартинформ, 2007.

2

    Далее, за исключением случаев, оговоренных особо, под термином «предприятие» понимается также организация или учреждение.

3

    Однако его положения применимы к управлению документами, состоящими на хранении в архивах (отделах, группах архивного хранения) служб (отделов) делопроизводства (ДОУ) предприятий (организаций, учреждений).

4

    В рамках системы корпоративного делопроизводства.

5

    В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1 -2007 метаданные представляют собой данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. См. также приложение 1 к настоящему пособию.
    При этом правом доступа к соответствующим документам наделяются те работники (подразделения), которым такой доступ необходим для надлежащей реализации возложенных на них полномочий.

6

    В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 система управления документами должна иметь точную документально зафиксированную политику, распределение ответственности и формальную методологию управления ею.

7

    Информационные системы, прикладные программы и коммуникационные системы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности должны быть спроектированы, модифицированы или перепроектированы так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности происходило создание соответствующих документов как составной части документной системы.

8

    Чему в соответствии со сложившейся практикой предшествует этап опытной эксплуатации.

9

    В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1 -2007 стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена документная система) существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой стратегия должна применяться.

10

    В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена документная система) существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой стратегия должна применяться.

11

    От 22 октября 2004 г. № 98-ФЗ.

12

    Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 6 октября 2000 г. (в ред. от 27 октября 2003 г.) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 31 июля 2007 г. № 1182.

13

    См. в этой связи, например Федеральный закон «О коммерческой тайне» и Федеральный закон «О персональных данных».

14

    Например, в форме соответствующего положения, инструкции и т. п., см. далее.

15

    В форме проекта приказа, распоряжения или иного аналогичного документа, см. далее.

16

    При необходимости локальные нормативные акты должны быть представлены на согласование сторонним уполномоченным органам (например, соответствующим архивным учреждениям).

17

    М.: Главархив, 1991. Положения ГСДОУ сохраняют свою силу в части, не противоречащей законодательным, иным нормативным правовым актам РФ.

18

    На предприятиях с численностью персонала от 40 до 250 работников и относительно небольшим объемом документооборота практикуется возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных работников – например, на секретаря руководителя. На предприятиях с численностью менее 40 работников, а также у индивидуальных предпринимателей обязанности по ДОУ целесообразно возложить: а) по совместительству – на одного из штатных работников, обладающих необходимыми знаниями и навыками; б) на работника, привлекаемого к исполнению соответствующих обязанностей на основании гражданско-правового договора; в) непосредственно на руководителя предприятия (индивидуального предпринимателя).

19

    См. в этой связи Методические рекомендации «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации». – М.: ВНИИДАД, 2007.

20

    При наличии последних в составе службы ДОУ – например, отдела (группы) архивного хранения документов (архива) и пр.

21

    Организационная структура и численный состав службы ДОУ определяется в соответствии со штатным расписанием (см. далее).

22

    Утверждены постановлением Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72.

23

    М.: ВНИИДАД, 2004.

24

    См. в этой связи Квалификационный справочник должностей служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

25

    Важнейшим из них является штатное расписание, см. далее.

26

    Утверждена вышеуказанным постановлением.

27

    Если предусмотрено согласование проекта.

28

    При наличии приложений.

29

    См. в этой связи, например, положение об архивном отделе органа местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 9 октября 2001 г. № 76.

30

    В ряде источников – технологии (работ).

31

    См.: Методические рекомендации ВНИИДАД (2007 г.). См. также: Методические рекомендации ВНИИДАД от 23 декабря 2009 г. Необходимо иметь в виду, что данные рекомендации определяют требования к разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

32

    Если предусмотрено согласование проекта.

33

    При наличии приложений.

34

    Утверждено постановлением Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754. Необходимо иметь в виду, что данное положение регламентирует электронный документооборот, организуемый федеральными органами власти в рамках соответствующих информационных систем.

35

    При разработке проекта плана в должной мере учитываются организационные, финансовые, материально-технические, кадровые и иные возможности предприятия.

36

    Кроме того, при разработке отчетов используются сведения, зафиксированные в документах по учету выполненных работ, их показателей.

37

    В необходимых случаях в отдельном разделе отчета отражаются сведения
    о внеплановых мероприятиях (видах работ и т. п.), выполненных в течение соответствующих отчетных периодов.

38

    К отчету могут прилагаться документы, обосновывающие (подтверждающие, поясняющие) отчетные показатели.

39

    Статья 212 ТК РФ, с учетом применения компьютерной и копировально-множительной техники при выполнении работ по документационному обеспечению управления.

40

    См. в этой связи, соответственно: СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» от 30 мая 2003 г. и СанПиН 2.2.2.1332-03 «Гигиенические требования к организации работы на копировально-множительной технике» от 28 мая 2003 г.

41

    В соответствии с действующими санитарно-эпидемиологическими нормативами микроклимата производственных помещений.

42

    В соответствии с действующими гигиеническими нормативами.

43

    При одновременном выделении в воздух офисного помещения вредных веществ, тепла и влаги количество приточного воздуха рассчитывается с учетом влияния всех неблагоприятных факторов.

44

    Копировально-множительные аппараты, имеющие встроенные озоновые фильтры, могут эксплуатироваться без дополнительного устройства местной вытяжной вентиляции по месту их установки, при условии организации контроля воздуха рабочей зоны и замены озоновых фильтров, в зависимости от срока службы и объемов производимых на них работ.

45

    См.: Приложение 4 к СанПиН 2.2.2.1332-03.

46

    Применение светильников без рассеивателей и экранирующих решеток не допускается. При отсутствии светильников с ЭПРА лампы многоламповых светильников или рядом расположенные светильники общего освещения следует включать на разные фазы трехфазной сети.

47

    При периметральном расположении ПК линии светильников должны располагаться локализовано над рабочим столом ближе к его переднему краю, обращенному к сидящему за столом работнику.

48

    При устройстве отраженного освещения допускается применение металлогалогенных ламп.

49

    Для уменьшения влияния электростатического поля, образующегося при работе копировально-множительного оборудования, относительная влажность воздуха в помещении поддерживается на уровне верхней границы величин оптимального диапазона (55–60 %).

50

    Расположение рабочего места в пределах помещения должно, кроме того, обеспечивать надлежащее выполнение операций по его обслуживанию, ремонту и уборке.

51

    На рабочем месте, где работа производится сидя, должны быть установлены удобные стулья.

52

    При выполнении работ стоя.

53

    Работы с мелкими деталями (изделиями), а также упаковочные работы следует производить на отведенных для этой цели и соответствующим образом оборудованных рабочих столах (магнитные «ловушки» для упавших деталей, резаки для бумаги (пленки), шпагата, липкой ленты и т. п.).

54

    Поверхность сиденья должна иметь закругленный передний край.

55

    Исключение составляют копировально-множительная техника настольного типа, которая может располагаться на специально отведенных для них столах (тумбах) вблизи рабочего места, оборудованного ПК.

56

    Из расчета обеспечения работы одной смены.

57

    Малые предприятия, индивидуальные предприниматели, как правило, разрабатывают сводную номенклатуру дел, минуя первый этап.

58

    В части, затрагивающей вопросы деятельности данного подразделения.

59

    За исключением случаев, когда номенклатура дел разрабатывается впервые.

60

    Состав элементов и последовательность их расположения в заголовке могут изменяться.

61

    Например: «Документы (планы, акты, списки, справки) по вопросам обеспечения информационной безопасности на предприятии».

62

    Например: «Переписка с органами местного самоуправления».

63

    Например: «Переписка по вопросам повышения квалификации работников – руководителей подразделений и их заместителей».

64

    Например: «Переписка с ОАО «Фасет» по вопросам НИОКР».

65

    Например: «Материалы заседаний аттестационной комиссии».

66

    Например: «Документы по обмену опытом муниципального управления с администрацией Ленинского района Московской области».

67

    Например: «Ежегодные планы командировок и деловых поездок работников ОАО «Аверс».

68

    Например: «Распоряжения по вопросам документационного обеспечения управления предприятием».

69

    Так, для дела, сформированного из справочных материалов по вопросам производственной деятельности за текущий год общий заголовок может быть сформулирован следующим образом: «Справочные материалы по вопросам производственной деятельности за 2010 год», а заголовок первой части (тома), дополняющий общий заголовок, формулируется, к примеру, так: «Том 1. Справки, служебные записки, заключения по вопросам производственной деятельности за 1 – е полугодие 2010 года».

70

    Электронные базы данных (ЭБД), применяемые подразделением, включаются в проект после дел с традиционными документами. Сроки хранения ЭБД (входящих в их состав электронных документов (ЭД), как правило, соответствуют срокам хранения аналогичных традиционных документов, предусмотренных перечнями (см. далее).

71

    Как правило, присвоение индексов делам производится в прямом возрастающем порядке (начиная с дел, открывающих номенклатуру дел подразделения).

72

    Для дел, необходимость в заведении которых может возникнуть в течение календарного года, предусматриваются так называемые резервные номера – в количестве до 20 процентов от количества фактически заводимых дел.

73

    Графа 3 номенклатуры дел («Количество дел (единиц хранения)») при разработке ее проекта также оставляется незаполненной, см. далее.

74

    За исключением случаев, когда архив является подразделением в составе службы ДОУ. По результатам согласования в проект могут быть внесены уточнения.

75

    Аналогичным образом производится разработка проектов номенклатур дел всех подразделений, включая службу ДОУ. В течение года в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься сведения о заведении дел (частей в составе дел), о включении новых дел и т. п.

76

    Дела по вопросам (направлениям) деятельности предприятия, не разрешенным в течение истекающего календарного года, являются переходящими и вносятся в сводную номенклатуру дел следующего календарного года под ранее присвоенными им индексами.

77

    По результатам согласования в проект сводной номенклатуры дел могут быть внесены уточнения.

78

    Включается в номенклатуру дел службы ДОУ и хранится в ней.

79

    С ЭПК которого ранее производилось согласование проекта.

80

    С указанием сведений о количестве фактически заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного сроков хранения.

81

    В котором организуется временное хранение дел (см. далее).

82

    Наряду с формами документов, применение которых предписано соответствующими законодательными и нормативными правовыми актами, организационно-распорядительными и нормативно-методическими документами, в состав Табеля форм и Альбома форм могут вводиться и новые формы документов, разработанные предприятием в целях наиболее полного обеспечения своих потребностей в различных видах документированной информации.

83

    1 ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации, ЛК – локальный классификатор (классификатор предприятия).

84

    Посредством его приведения в точное соответствие с требованиями законодательных и нормативных правовых актов, а также распорядительных и нормативно-методических актов федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти) по вопросам делопроизводства, по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение.

 



  Архивная обработка документов. г. Москва, улица Новочерёмушкинская, д. 9 м. "Академическая" ©2010-2019 www.arhivuslugi.ru
Яндекс.Метрика