Оформление дел на уничтожение

1. Все архивные документы подлежат ежегодному пересмотру с целью отбора на уничтожение. Это позволяет своевременно освободить помещение для новых документов, полученных от предприятий для архивного хранения.

2. Произведите отбор документов для уничтожения. Основная масса архивных документов хранится 75 лет. Отбором документов занимаются штатные сотрудники архива.

3. После того как вы произвели отбор документов, составьте акт на уничтожение. Акт – это полная опись документов, подлежащих уничтожению. В нем необходимо указать порядковый номер каждого документа, описание. Напротив каждого документа укажите номер статьи или нормативного документа, на основании которого производится списание. Руководствуйтесь при этом перечнем типовых документов.

4. Учитывайте, что перечень может не содержать наименование всех документов, подлежащих списанию, поэтому архивист должен самостоятельно решить, к какой статье или типовому положению отнести тот или иной документ.

5. Акт на уничтожение должен быть оформлен согласно приложению № 4 «Об основных правилах работы архивов» за 2002 год. Оформленный документ должны подписать все члены созданной комиссии и уполномоченный представитель администрации архива.

6. К оформленному акту приложите еще один акт, в котором укажите общее количество документов, подлежащих уничтожению, а также их общий вес. Не забывайте, что первый акт без второго считается недействительным. И если при проверке обнаружится подобное нарушение, на ответственного представителя вашего архива может быть наложен административный штраф.

7. Непосредственное уничтожение вы можете доверить специализированной организации, которая оказывает массовые услуги данного рода и имеет промышленные шредеры.