Офис:
+7 (495) 902-
58-43
+7 (495) 506-07-25
Мобильный:
+7 (926) 453-45-25

E-mail:
info@arhivuslugi.ru
arhivuslugi@mail.ru

+7 (495) 902-58-43
Главная Бухгалтеру Отделу кадров Партнеры Контакты  

Архивная обработка документов


Уничтожение документов


Переплетные работы


Сдача документов в архив при ликвидации


Разработка и оформление номенклатуры дел


Обработка технической документации


Сканирование документов


Перевозка архивов


Цены

Государственные закупки


Материалы для архива


Вакансии



Заметки


Архивная обработка документации: что она собой представляет?

Архивная обработка документации является процедурой, которая состоит из целого комплекса мероприятий, способствующих систематизации и упорядочению документов, формирующихся в результате работы конкретного предприятия.



Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

На сегодняшний день услуга такая предоставляется в двух вариантах. Так, это может производиться со списанием или же это будет просто при помощи утилизации. Перед тем, как приступить непосредственно к самому процессу, нужно еще и обработать документы и рассортировать, откладывая отдельно документы с истекшим сроком хранения.



Архивирование документов

Вопрос архивирования документов возникает в том случае, когда заканчивается календарный год. Появляется необходимость архивирования документов, когда нужно упорядочить все бухгалтерские и прочие вопросы.



Экспертиза ценности документов

 Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. В статье рассмотрены этапы экспертизы ценности документов.


Все новости

Курс ЦБ РФ

$ 58,05
€ 62,81


Архивная обработка документов

Архивная обработка документов (архивирование, архивация) – мероприятия направленные на упорядочение, систематизацию документов организации.

Архивная обработка документов (обработка архива), выполняемая нашей компанией, включает в себя:


  • осмотр архива организации нашим специалистом и согласование с заказчиком необходимого объёма  работ;

  • экспертиза ценности документов (отбор дел по статьям и срокам хранения в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», оценка научно-практической, экономической  целесообразности хранения документов);

  • архивные работы по обработке дел постоянного срока хранения (полистный просмотр документов, упорядочение документов, составление  внутренней описи дела, составление описи дел постоянного срока хранения);

  • обработка дел по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счета по начислению заработной платы, личные дела, трудовые договора, личные карточки, составление описи дел по личному составу);

  • обработка дел временного срока хранения (составление описи дел временного срока хранения);

  • отбор дел с истёкшим сроком хранения (составление и оформление акта о выделение дел к уничтожению, вывоз и уничтожение документов, составление акта об уничтожении);

  • переплёт и оформление дел (по личному составу, бухгалтерских документов, дел постоянного срока хранения).

Все дела и документы должны храниться в архиве компании в течение определённого срока, который предусмотрен законодательством Российской Федерации. Например, для бухгалтерских документов он составляет пять и более лет. А документы отдела кадров должны храниться до прекращения деятельности предприятия.

Специалисты нашей компании имеют большой опыт работы в такой области как архивное дело, использование современной материально-технической базы является гарантией того, что все работы будут произведены качественно и в срок. Архивная обработка документов, выполняется командой профессиональных архивистов.

Наименование видов работ и услуг

Единица измерения

Стоимость за ед. в руб.
с учетом ндс

Систематизация документов по 4 условным параметрам: по фондовой принадлежности, по структурным частям, по годам, по видам документов

1 дело (4 параметра)

30

Проведение полистной экспертизы научной и практической ценности документов

1 дело
до 250 листов

35

Разброшюровка дел

1 дело 15

Подготовка лицевого счета сотрудника к архивной обработке (разрезка, систематизация, наклейка расчетных машиносчетных листов на лицевой счет)

1 лицевой счет 

35

Научно-техническая обработка документации по личному составу и основной деятельности с длительными и постоянными сроками хранения в соответствии с федеральным архивным законодательством

1 дело100л

180

Оформление дел после научно-технической обработки (постановка архивных шифров, штампов, вклейка листа заверителя)

1 дело 35

Нумерация листов в деле

1 лист

0,35 

Составление описи дел в соответствии с требованиями федерального архивного законодательства.

1 единица учета 

10
Составление упрощенной описи

1 единица учета 

10

Составление внутренней описи на документы

1 позиция 

10
Оформление описи дел, актов, иных документов машинописным способом

1 лист А4 

100

Упаковка/переупаковка единиц учета в короба

за короб 

15 

Сверка наличия содержимого короба по описи

1 единица учета

15 

Оформление корешка дела в соответствии с требованиями Заказчика

1 дело

15 

Отбор и выделение документов на уничтожение с истекшими сроками хранения.

1 дело 

25
Составление акта о выделении дел к уничтожению в соответствии с установленными федеральными архивными требованиями.

 1 позиция

10

Перемещение дел, архивных коробов, связок в процессе архивно-технических работ из структурных подразделений учреждений в рабочую комнату или в архивохранилище

1 пачка (10 дел)

10

Изъятие скрепок, степлерных скоб, файлов

1 блок (до 4 см) 

10


Набор архивных услуг

Согласно законодательству Российской Федерации, архивная работа должна производиться в строго установленном порядке. Несоблюдение правил хранения и сортировки бумаг грозит санкциями руководству компаний. На деле ответственность за нее несут рядовые сотрудники архива. Для того чтобы государственная проверка не застала вас врасплох и не привела к жестким санкциям, советуем время от времени осуществлять профилактическую ревизию при помощи архивной фирмы.

  • Первый этап – проведение экспертизы ценности документов, в ходе которой производится оценка ценности и актуальности тех или иных документов. При этом необходимо присутствие сотрудника организации-заказчика.

  • Затем производят систематизацию и оформление дел. По каждому вопросу ведется формирование так называемых дел. К «делу» прикрепляется вся документация, имеющая отношение к данному вопросу.

  • После этого занимаются оформлением описей. Создаются специальные перечни всех дел, сопровождаемые необходимыми пометками, рассчитанными на быстрое нахождение и отбор в случае необходимости. Упрощение процедуры выдачи справок.

  • После проведения описей часть документации подготавливается к уничтожению либо передаче в государственные архивы.

  • Оставшуюся в архиве документацию сортируют по срокам хранения. Для этого анализируются все возможные ситуации, требующие обращения к данной документации. К примеру, если речь идет о спортивной школе, необходимо обеспечить доступ к информации о достижениях ее учеников на протяжение хотя бы 20 лет (время спортивной карьеры).

Руководитель компании несёт полную ответственность (в том числе и уголовную) за то, в каком состоянии находятся архивы и как проводятся архивные работы. Но стоит ли доверять эту работу своим сотрудникам, не имеющим опыта профессиональной архивной деятельности? Тем более что всегда можно воспользоваться услугами профессиональной компании, одним из основных родов деятельности которой является архивная обработка документов.

Профессиональная архивация документов даёт возможность решить целый ряд проблем, которые связаны с сохранностью очень важных документов, организацией архивной работы, составлением описи документов и другими работами.

В первую очередь, архивные работы представляют собой упорядочение документов и подготовку их передачи во внеофисное хранилище.

Архивация документов представляет собой довольно сложный процесс, требует пристального внимания и наличия специальных знаний. Архивные работы должны выполняться сотрудниками, которые прошли специальное обучение в этой области.

Архивная обработка документов является основным предшествующим этапом перед сканированием и вводом документов. Профессиональные работники в кратчайшие сроки наведут порядок среди документов и подготовят их к дальнейшим работам, в том числе и к внеофисному хранению.

Какие же преимущества получит компания, которая воспользуется услугами профессиональной организации?

В первую очередь, они гарантированно получат архив, в котором будет наведён идеальный порядок в делопроизводстве. Будет сэкономлено огромное количество времени и сил, которые необходимо затратить на поиск нужной информации. Помимо этого, освободится свободное место в офисе, и будут надёжно сохранены важные документы.

Архивные работы позволят навести идеальный порядок в хранимой документации. Будут составлены описи всех документов, проведена их полная классификация, что даст возможность впоследствии проводить быстрый и удобный поиск и упростить документооборот.

Архивная обработка документов позволяет обнаружить и избавиться от документов, чей срок хранения истёк, что значительно упрощает работу с оставшимися документами.

Архивация документов позволяет эффективно подготовиться к разного рода проверкам (аудиторским, налоговым и т. д.), а при утере данных своевременно принять меры к их восстановлению, что даст возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов.

И, наконец, обеспечивается особо пристальный учёт представляющих повышенную ценность документов, касающихся кадрового состава организации, что исключит возможность их потери в результате смены кадров, в том числе и среди руководящего персонала.

Полезные материалы по теме:

 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

 
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

 Оформление внутренней описи документов

Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)

 



  Архивная обработка документов. г. Москва, улица Новочерёмушкинская, д. 9 м. "Академическая" ©2010 www.arhivuslugi.ru
Яндекс.Метрика