Порядок учета, хранения и уничтожения документов

 Порядок учета, хранения и уничтожения документов установлен на законодательном уровне и обязателен к соблюдению. С основными его правилами вас познакомит эта статья. 

В процессе деятельности предприятий, компаний и организаций образуется достаточно большое количество разнообразной документации, подлежащей учету, хранению и после истечения срока хранения – утилизации.  Все эти процедуры проводятся согласно регламенту, установленному федеральными законами. Каким должен быть правильный порядок учета, хранения и уничтожения документов? На этот вопрос подробно ответим ниже. 

Порядок хранения и уничтожения документов: основные правила

Если в организации имеются бумаги за прошлые календарные периоды, они подлежат архивированию, которым занимается уполномоченный сотрудник. Специалист, работающий с архивом предприятия или учреждения должен досконально знать порядок хранения и уничтожения документов, сроки хранения документации разного вида.  Информация по срокам хранения документов в обязательном порядке указывается на титульных листах дел. 

Порядок хранения и уничтожения документов в архиве подразумевает поэтапное архивирование бумаг:

• Перед сдачей документации на архивное хранение ее правильно подготавливают: сортируют по категориям, проводят экспертизу ценности документов, для выявления бумаг с истекшим сроком хранения и последующего уничтожения;
• Бумаги объединяют в тома и прошивают, на сшивке в обязательном порядке проставляется печать организации и подпись сотрудника, ответственного за подготовку документов к передаче на архивное хранение;
• Составляют опись документов, размещенных в томах;
• Составляют каталог архивной документации;
• Отправляют готовые дела на архивное хранение. 

В архиве проверяют корректность проведенных работ и или принимают документацию на хранение, либо возвращают для устранения допущенных ошибок. При подготовке документов к хранению важно учитывать не только основные правила, но и целый ряд нюансов, предполагающих доскональное знание архивного дела. Поэтому правильнее доверять эту работу компетентным специалистам. Если вам нужна помощь в организации учета, хранения, уничтожения документов, обращайтесь в нашу компанию в Москве — «Архив услуги»!

Преимущества сотрудничества с «Архив услуги»

Наши специалисты помогут организовать вам правильный порядок хранения, учета, уничтожения документов, подготовить документацию к передаче в архивные ведомства.  Сотрудничество с нами актуально для компаний со значительным документооборотом, не успевающим своими силами систематизировать и упорядочить накапливающую документацию. Мы выполним эту кропотливую и трудоемкую работу качественно и оперативно!

Также мы готовы помочь создать архив с нуля и провести экспертизу ценности документов, утилизацию бумаг с истекшим сроком хранения. Подробную информацию о наших услугах вы можете получить на сайте компании или позвонив по контактным номерам телефонов «Архив услуги»!