Уничтожение документов по правилам.

Первое, что нужно сделать, перед тем как приступить к уничтожению документов, это провести экспертизу ценности. Не стоит доверять этот вопрос одному специалисту, лучше создать комиссию из нескольких сотрудников компании. В этой группе обязательно должны быть руководитель, секретарь, бухгалтер, юрист компании, работник архива. Комиссия и будет решать, какие документы пора отправить в утиль.

Что входит в понятие экспертизы ценности документов? Это та же инвентаризация, только среди бумаг. Проводится обычно раз в год. Комиссия решает, какие бумаги отправить в архив на временное хранение, какие — на постоянное, а какие пора уничтожить из-за истекшего срока годности или их повреждения. Такая работа должна проводиться как в архивной службе организации, так и в других подразделениях. Когда экспертиза проведена, принимается решение об уничтожении, составляется акт. В нем — список всех документов, с которым компания может расстаться.

На некоторых предприятиях перед уничтожением бумаги сканируют и заносят в электронный архив. Использовать отжившие свой век документы для принтера, черновиков и любых других нужд строго запрещено! Документы можно утилизировать в самой компании или пользоваться услугами специальных служб. При перевозке документы должны быть тщательно упакованы, чтобы ни одна бумажка, пусть и с истекшим сроком годности, не потерялась. Бумажные документы могут уничтожать на специальных перерабатывающих производствах, с помощью шредера-измельчителя, еще их можно сжигать, закапывать, а также существует химический способ. Он используется чаще всего для бумаг с грифом «секретно».