Правильное оформление личного дела сотрудника

Порядок оформления дел сотрудников рассмотрим в данной статье. Соблюдение правил обеспечит удобное использование документации, исключит штрафы со стороны проверяющих организаций.

Заведение и обязанность ведения личных дел сотрудников возложена на все государственные и муниципальные учреждения. Коммерческие организации не обязаны вести персональные дела работников, но могут делать это по своему усмотрению. В личном деле сотрудника содержится вся информация по его трудовой деятельности в конкретной организации. Если в персональном деле работника работодатель собирает любую личную информацию, то с сотрудника он должен получить письменное согласие на обработку персональных данных. Без этого согласия работодателя могут ждать крупные неприятности при аудиторских проверках или при разрешении трудовых споров.

 Пока работник является членом трудового коллектива, его личное дело хранится в отделе кадров, после увольнения оно передается в государственный или муниципальный архив.

 О порядке оформления дел в архив подробно расскажем ниже.

Порядок оформления дел для передачи в архив

Порядок оформления дел для передачи в архив обязателен к соблюдению, если он будет нарушен, документацию не примут на архивное хранение. Правила оформления личного дела работника перед сдачей в архивное ведомство подразумевает выполнение нижеперечисленных действий:

• Сортировку документов, расположение всех бумаг в хронологическом порядке;
• Прошивку персонального дела работника по технологии четырех проколов.  Прошитое дело помещают в твердую обложку или выполняют переплетные работы. При переплете/прошивке документов важно следить за тем, чтобы информация на всех листах была читаемой;
• В самом начале дела размещается бланк с описью всех документов, входящих в состав тома;
• В конце помещается лист с заверительной подписью.

На обложке сформированного дела указывается дата окончания его ведения, количество листов в томе, проставляется срок хранения документации. 

В таком формате дела хранятся в архивах организации или передаются в государственные архивные ведомства после увольнения сотрудника или ликвидации компании.  Факт передачи документов оформляется двухсторонним актом, который подписывается представителями организации и работниками архива. 

Подробную консультацию по правильному оформлению личных дел, экспертную помощь в архивной обработке документов вы можете получить, обратившись в нашу компанию в Москве — «Архив услуги».  Выполняем все работы качественно, оперативно, недорого!